Ketterän tekemisen arkipäivää: tiimin retro lähenee, edellinen sprintti ei ole sujunut ongelmitta. Tuntuu että sama vanha retron kaava puuduttaa osallistujia, sen kysymykset on jo koluttu monta kertaa samalla sapluunalla läpi: ”What went well, What did not, How to improve”. Todelliseen ongelmaan pureutumista myös väistellään syystä tai toisesta, sitä kuuluisaa kissaa ei saada nostettua pöydälle.

Tai miten perustella organisaation johdolle, että yhdessä tekemiseen, jatkuvaan parantamiseen tarvitsee investoida aikaa, jotta organisaatiokulttuuri kasvaa haluttuun suuntaan ja hioutuu konkreettisten kehityskohteiden kautta. Miten saada organisaation kehittämiseen varatuista palavereista enemmän tehokkuutta ja luovuutta irti, kun samaan aikaan halutaan karsia ylimääräiset palaverit, jotta aikaa säästyisi ”oikealle työlle”.

Edellä mainitut tilanteet ovat agile coachin työssä arkipäivää ja niihin on helppo samaistua. Miten keskustelun saisi fasilitoitua luovasti ja tehokkaasti ja että havainnoissa pääsisi uudelle tasolle ja jossa myös opittaisiin aidosti ja löydettäisiin rakentavia tapoja korjata toimintaa? Ketterän tekemisen myötä vuorovaikutteisia seremonioita ja workshoppeja riittää, sillä tekeminen nojaa ihmisten väliseen dialogiin ja luova ongelmanratkaisu on tärkeässä roolissa. Ja kaikki tämä tähtää siihen, miten aikainvestoinnista saadaan tekemistä konkreettisesti edistäviä asioita tunnistettua ja koetaan että aikainvestointi tuottaa meille arvoa.

Olin käyttänyt Dixie –kuvakortteja tilaisuuksien fasilitoinnin apuna ja todennut niiden upean mahdollisuuden päästä pintaa syvemmälle. Kuvakortit ovat kauniita, niistä löytää monenlaisia merkityksiä ja niistä on helppo kertoa tarinoita. Esimerkiksi workshopin aluksi esittäytymiskierrokseen saa lisää sisältöä korttien avulla ja kuulee osallistujista mielenkiintoisia asioita, johon olisi vaikea päästä ilman korttien käyttöä. Samalla opin sen, että ihmiset innostuvat helposti fyysisistä paperikorteista, koska niitä pääsee selaamaan, tarkastelemaan ja valitsemaan oman suosikkinsa, jonka avulla haluaa itsestään kertoa.

Viime talvena työkaverini vinkkasi, että tutustutaan Topaasia –pelikortteihin fasilitoinnin avuksi. Yritys oli entuudestaan minulle tuntematon, mutta innostuin kuulla lisää: työkaluja tilaisuuksien fasilitoinnin ja ryhmädialogin tueksi, kun ei koskaan ole liikaa ja kaikki kelvolliset on hyvä koota omaan työkalupakkiin.

Topaasia –korttipakkoja on kaikkiaan 21 erilaista, mm. etätyöhön, ketterään tekemiseen, myyntiin ja johtamiseen. Niiden avulla saadaan jalostettua ryhmäkeskustelua tuloksellisesti ja pelinomaisesti yhden tunnin aikainvestoinnilla, jonka lopputulemana on konkreettinen etenemistapa käsitellyn aiheen parantamiseksi. Topaasia on jalostanut pelikonseptiaan eteenpäin, sillä paperisten korttipakkojen lisäksi on digiversio.

Digiversioita pääsi kokeilemaan ilmaisen demoversion avulla. Kokeilussa oli liiketoiminnan kehittämisen pakka. Pakka herätti mielenkiinnon terävällä sisällöllään, joka haastoi ajattelemaan. Itse pelin kulku oli vähän vaikeaselkoinen ja vaati opettelua. Kevään myötä digiversiosta tuli uusi päivitys, jossa käytettävyyteen ja selkeyteen on panostettu.

Itse ihastuin paperiseen korttipakkaan, jonka konkreettisuus viehätti. Kortit ovat kivantuntuiset, ulkoasu viimeistelty ja selkeän kaunis. Lisäksi korttipakan ajatukset ja sanoitukset innostivat ja toimivat hyvinä ajatusten sparraajina, kun mietin seuraavan workshopin ongelman asentaa ja agendaa . Korttipakan mukana tulevilla ohjeilla saa fasilitoitua tunnin session, mutta korteilla voi luovasti kehitellä uusia tapoja tehostaa fasilitointia ja luoda näin omia pelikonsepteja fasilitoinnin tilanteeseen sopivaksi.

”Uuden ajan johtaminen tarkoittaa, että vertikaalinenjohtajuus käännetään horisontaaliseksi, jolloin johtajuus tapahtuuihmisten välillä dialogisesti. Tässä mallissa muodollinen johtaja on viivan alapuolella ja hän pyrkii edesauttamaan ja ohjaamaan tätä yhteisohjautuvuutta ja dialogia fiksusti.”

-Vesa Purokuru

Uusin Topaasia –korttipakoista on Uuden ajan johtaminen, joka on syntynyt Topaasian Jussi Gallan ja Humap:n Vesa Purokurun yhteistyönä. Pakan ideana on mielenkiitoinen ajatus johtamisen hajauttaminen tiimeille . Purokuru ja Galla kertovat, että korttipakka toimii johtajana, mutta sisältö syntyy osallistujien kautta. Tämä tarkoittaa, että pelin avulla pyritään luomaan ympäristö oppimiselle ja peli johdattaa keskustelun läpi auttaen osallistujia löytämään ratkaisun asetettuun aiheeseen. Purokurun mukaan vanha johtamisen malli on lähtenyt tuloksesta ja tehokkuudesta, kun taas uuden ajan johtaminen ammentaa sisällöstä, merkityksellisyydestä ja yhteisöllisyydestä. Käytännössä tämä näkyy niin, että vanha johtamisen malli pitää yrityksen pyörät pyörimässä, mutta uusi malli nojaa jatkuvaan oppimiseen ja johtaminen onkin muuttumassa suorituksen johtamisesta oppimisen johtamiseen.

Uuden ajan oppiminen on tekemisen luonteeltaan aivan toisenlaista kuin vanhan mallin johtaminen: johtaja ei voi tietää kaikkea eikä hänen tarvitsekaan, sillä uuden ajan hyvä johtaja on ennemminkin huippuluokan fasilitaattori. Purokuru jatkaa visionsa avaamista. Hän miettii, että tulevaisuudessa johtajuuden voisi jakaa tiimin kesken niin, että johdettavat osa-alueet jaetaan tiimin kesken sen sijaan että olisi yksi johtaja. Esimerkiksi talousasioissa vahva henkilö vastaa taloudesta, tuotekehityksen osaaja ottaa vastuun tästä jne.

Oppimisen tärkeyden ymmärtäminen on edelleen vaikeaa. Edelleen liian paljon on sitä, että suoritetaan, tehdään yhä enemmän ja enemmän ja ajatellaan että tekemällä enemmän saadaan asioita muutettua ja muuttumaan.  Purokurun mukaan pitäisi olla rohkeutta pysähtyä, tehdä asioita uudella tavalla, antaa mahdollisuus oppimiselle. Mutta vaikeaa tässä on pysähdyksen eli oppimishetken laadukkuus: jos sitä ei fasilitoida tehokkaasti ei oppimiseen käytettävän ajan koeta olevan sen arvoinen. Korttipakalla tätä oppimista voidaan tehostaa, sillä pelikonseptin avulla saadaan puskettua ajatuksia tehokkaasti eteenpäin.

Galla nostaa esille yhden korttipakan tärkeimmistä ominaisuuksista, josta on saatu hyvää palautetta: luottamuksen rakentaminen. Korttipakan avulla pystytään puhumaan vaikeista asioista ja päästään kasvamaan eteenpäin perinteisestä tilanteesta, jossa alaiset puhuvat johtajan selän takana ongelmista uskaltamatta tuoda niitä esille. Korttien ajoittain vaikeatkin otsikot ja selitteet tuovat ärsykkeitä keskustelulle ja haastavat hyvällä tavalla vuoropuhelua. Gallan mukaan korttipakat ovat saaneet eniten positiivista palautetta juuri tästä luottamuksen ilmapiirin rakentumisesta.

Kuinka luottamusta rakennetaan ja miten perinteistä johtamista hajautetaan tiimeille hallitusti? Tähän ongelmaan törmää samaan aikaan kun yritykset purkavat hierarkkista organisaatiota ja siirtyvät ketterään tekemisen malliin. Päätöksenteon hajauttaminen ja vallan siirtäminen tiimeille ei ole helppoa, sillä päätöksenteon mekanismit ovat organisaatiokohtaiset ja mekanismin hallittu purku vaatii taitoa ja vaivannäköä. Tässä kohtaa Topaasia –korttipakka tarjoaa varteenotettavan työkalun tekemisen tueksi, jolla varmasti saadaan uusia näkökulmia, luottamuksen ilmapiiriä ja uusia tapoja puhua vaikeistakin asioista sekä ennen kaikkea tuetaan oppimista.

Topaasia –korttipakan lailla olen nähnyt Dixie –kuvakorttien voiman. Molemmissa korttipakoissa mielenkiintoista on se, että yksinkertaiselta vaikuttavat korttipakat voivat olla todella inspiroivia, antaa uutta suuntaa tekemiselle, yhteistyölle ja vuoropuhelulle. Pienikin aikainvestointi tuottaa tekemistä edistäviä ajatuksia ja konkreettisia parannusehdotuksia, kun ihmiset pääsevät osallistumaan osana merkityksellistä tekemistä.


Maarit Manninen toimii agile coachina CGI:llä. Hänen mielenkiintonsa kohteena ovat fasilitointi, työkalut fasilitoinnin tueksi, yhdessä tekeminen ja luova ongelmanratkaisu.