Selvää on, että hyvillä työkaluilla varustettu asiantuntija saa paljon enemmän aikaan kuin huonoilla työkaluilla varustettu. Esimerkiksi metsuri moottorisahan kanssa on tehokkaampi kuin metsuri pokasahan kanssa. Tietotyössä voidaan sanoa, että työkalut ovat osa meidän älykkyyttämme. Taskulaskininsinööri oli laskutikkuinsinööriä tehokkaampi, FEM (finite element method) -ohjelmistolla varustettu insinööri päihittää tehokkuudessa taskulaskininsinöörin mennen tullen. Hyvistä työkaluista tulee jopa meidän ajattelumme työkaluja, joiden avulla me voimme jäsentää erilaisia ongelmakenttiä. Niiden avulla keskinkertainenkin asiantuntija voi laajentaa kyvykkyyksiensä rajoja ja pääsee tasoaan parempiin tuloksiin. Tämähän on tuttua kaikille Vygotskynsa lukeneille, ja ajatus on niin hyvä, että sen on innokkaasti ottanut nimiinsä moni muukin. Mutta mitä se käytännössä tarkoittaa? Mistä niitä hyviä työkaluja saadaan kaikille?

Digitalisaation yksi keskeinen tavoite on työn tehostaminen tuottamalla parempia prosesseja ja niitä tukevia tietojärjestelmiä. Karkeasti jaoteltuna tehostamiseen näytetään pyrkivän kahdella tavoin: 1) lisäämällä kontrollia ja 2) parantamalla ihmisten työkaluja. Tietojärjestelmissä kontrolliin keskittyminen luo pahimmillaan “toisen tuska on toisen hyöty” -tilanteen, jossa suuri osa porukasta syöttää hiki hatussa järjestelmään puolikeksittyä dataa, jotta muutama henkilö saisi näennäisesti hyödyllistä tietoa. Tällaisessa on ikävästi kaikuja puhtaasti funktionaalisen paradigman ajatusmalleista, joissa operatiivisen tason työntekijä oli pelkkä koneenosa.

Näin ei ole pakko olla. On aivan mahdollista toteuttaa tietojärjestelmiä, jotka toimivat kaikkien käyttäjiensä työkaluina, helpottaen ja tehostaen kaikkien työtä ja elämää. Tämänkaltaisten työkalujen avulla organisaatio pystyy aivan erilaiseen tehokkuuteen, ja aivan erilaisessa ilmapiirissä, kuin vain kontrolliin keskittyvä organisaatio.

Miten sitten tunnistaa työtä tehostava työkalu? Digitalisointiprojektien osalta on syytä kysyä edes seuraavat neljä kysymystä:

  1. a) Vähentääkö järjestelmä käyttäjiensä kognitiivista kuormaa vai b) lisääkö se sitä? Eli pitääkö käyttäjän jatkossa muistaa ja ymmärtää entistä enemmän asioita pystyäkseen tekemään työnsä, vai ottaako järjestelmä osan vastuuta?
  2. a) Onko uusi järjestelmä intuitiivinen tai/ja käyttäjää ohjaava, vai b) vaatiko sen käyttö aina perehtymistä manuaaleihin? Intuitiivisuuden tarve toki vaihtelee sen mukaan, käytetäänkö järjestelmää kerran päivässä, kerran kuussa vai kerran vuodessa. Toki päivittäin käytettävänkin järjestelmän pitää olla helposti käyttöönotettava, tai sitä ei oteta käyttöön koskaan.
  3. Onko uusi järjestelmä a) prosessienmukainen vai b) tietomallin mukainen? Jos järjestelmässä pääasiallinen toiminnallisuus on lomakkeiden täyttäminen tietokantaa varten, kyseessä on jälkimmäinen vaihtoehto. Tämähän oli aivan viimeistä huutoa 90-luvulla, kun tietokannan (tai Accessin) päälle pääsi tekemään suoraan lomakkeita; tämän päivän digitalisaatiossa on lupa odottaa jo vähän enemmän.
  4. a) Vähentääkö järjestelmän käyttöönotto käyttäjiensä työtehtävien määrää vai b) lisääkö se niitä? Pahimmillaan vanhat prosessit säilyvät sellaisinaan, ja uusi järjestelmä on vain päälle liimattu lisä kaikkien entisten työtehtävien päällä.

Jos vastaus kaikkiin kysymyksiin on b), saattaa organisaatio saada kerättyä jonkin verran jonkinlaista dataa, mutta työn tehostumisesta (tai positiivisesta palautteesta) on turha haaveilla.

Hyväkään järjestelmä ei tee käyttäjästään asiantuntijaa, tai kuten englantilaiset sanovat: “A fool with a tool is still a fool”. Hyvät työkalut toki saattavat madaltaa asiantuntijaksi tulemisen tuskaa, mutta silti työkalujen käyttö on aina opeteltava. Ja tämä pätee myös uusiin tietojärjestelmiin ja niiden käyttöönottoon. Uudet käytännöt on käytävä huolella läpi, jokaiselle pitää tulla selväksi mikä uusi prosessi on ja miten uusi tietojärjestelmä tukee uutta prosessia. Ettei käy niin kuin sille entisajan metsurille, joka pokasahaan tottuneena, pari viikkoa puita uudella moottorisalla sahanneena ja uutta sahaa kironneena kysyi: “mikäs helvetin ääni tuo on?”, kun saha ensimmäisen kerran laitettiin käyntiin.


Altti Lagstedt (FT, DI), toimii yliopettajana Haaga-Helia ammattikorkeakoulussa, pääasiallisena tutkimusvastuuna digitaalisen murroksen johtaminen. Hän on jo pitkään ollut kiinnostunut tietojärjestelmien kehittämisen menetelmistä ja erityisesti liiketoiminnan kehittämisen huomioimisesta tietojärjestelmien kehittämisessä.