Kokonaisarkkitehtuurista sanotaan, että se on liian vaikeaa ja monimutkaista eikä ainakaan sovi johtajien käsiteltäväksi. Mutta eikös johtamisessa hallita ja kehitetä organisaation toimintaa ja rakenteita?

Kokonaisarkkitehtuurin määritelmässä sanotaan: ”Kokonaisarkkitehtuuri on toiminnan, prosessien ja palvelujen, tietojen, tietojärjestelmien ja niiden tuottamien palvelujen muodostaman kokonaisuuden rakenne. Se on kokonaisvaltainen lähestymistapa organisaation toiminnan ja sen rakenteiden hallinnoimiseksi ja kehittämiseksi.”

Unohdetaanpas hetkeksi tuo kokonaisarkkitehtuuri ja tarkastellaan enemmän johtamista ja mitä siihen tarvitaan.

Mitä kuuluu johtamiseen?

Johtamista tehdään ainakin kahdella tasolla: pidemmän aikavälin strategista johtamista ja jokapäiväistä taktista johtamista.

Johtaminen voidaan jakaa kolmeen osaprosessiin:

  • suunnittelu
  • toimeenpano ja
  • valvonta

Suunnittelun tehtävänä on tunnistaa suunnittelun kohteet, asettaa tavoitteet sekä suunnitella toimenpiteet ja tarvittavat resurssit. Ja tätähän tehdään mm. strategian luomisessa ja jalkauttamisessa.

Toimeenpanon tehtävänä on saada suunnitellut asiat tehdyksi. Jotenkin tuntuu, että tässä kohden on useimmiten ongelmia, jotka johtuvat ainakin osin siitä, ettei suunnitelma ja todellisuus kohtaa. Tämä toimeenpano onkin paljolti mainitsemaani taktista johtamista. Kuinka tehdä asiat oikein ja ajallaan – siitä lisää vähän myöhemmin.

Valvontaa tarvitaan aina. Useimmiten se tarkoittaa myös asioiden mittaamista ja mittaustulosten perusteella tehtäviä muutoksia. Toisaalta on hyvä muistaa, että kaikki muutokset eivät tule organisaation itsensä toimesta, vaan ympäristöstä, jolloin niitä harvemmin voi hallita, ainoastaan taklata muutosvaikutukset.

Millainen on hyvä strategia?

Hyvässä strategiassa on

  • Ymmärrys yrityksen nykytilasta
  • Ymmärrys toimintaympäristön ja asiakastarpeiden muutoksista
  • Edellisten perusteella muodostettu tahtotila yrityksen rakenteesta, kilpailueduista ja taloudellisista tuloksista strategiakauden lopussa
  • Toimintalinjat ja periaatteet, joilla päästään tahtotilaan
  • Hankesuunnitelma toimintalinjojen toteuttamiseksi.

Näin asian määritteli Arto Hiltunen esityksessään ’Millainen on hyvä strategia’ Helsingin kaupunginvaltuuston seminaarissa 16.6.2017. Yrityksen paikalle voi toki laittaa yleisemmän termin organisaatio, tosin julkisessa hallinnossa ei ehkä kilpailla, mutta taloudellista tilannetta toki seurataan. Julkisen hallinnon organisaatiolla on myös lakisääteisiä tehtäviä, joista ei voi laistaa, vaan ne on hoidettava.

Strategian luominen: ymmärrys nykytilasta ja muutostarpeista

Tarvitaan siis ymmärrys nykytilasta. Toisin sanoen, mitä toiminnan palveluja, toimijoita, prosesseja, tietojärjestelmiä, tietovarantoja ja teknologiaa meillä on. Ja tietenkin missä kunnossa nuo ovat, millaiset kustannukset ovat ja mitä pitäisi kehittää, muuttaa tai karsia. Kas kummaa, kokonaisarkkitehtuurissahan luodaan kokonaiskuva juuri näihin elementteihin: palvelu-, prosessi- ja tietojärjestelmä- sekä tietovarantosalkkujen avulla. Lisäksi niihin voidaan liittää tarvittavia attribuutteja kuvaamaan esim. elinkaaren tilaa tai tärkeyttä toiminnalle.

Mutta nyt tullaankin siihen, miten kokonaisarkkitehtuuria pitäisi käyttää. Ei pitkiä excel-taulukoita, ei monimutkaisia kaavioita! Ei niitä kukaan johtaja jaksa lukea. Yksinkertaisimmillaan järjestelmäsalkku voi näyttää kuvan 1 kaltaiselta.

Kuva 1 Järjestelmäsalkku

Ja jos halutaan näyttää, missä prosesseissa järjestelmiä käytetään, voidaan käyttää kuvan 2 kaltaista analyysiesitystä. Näitä erilaisia analyysejä saadaan edistyneemmistä kokonaisarkkitehtuurivälineistä.

Kuva 2 Prosesseissa käytettävät järjestelmät

Kun kuvaa 2 katsoo, voi ruveta ihmettelemään, eikö tarjouspyynnön hylkäämisestä tai tarjouksen toimittamisesta kirjata mitään CRM:ään. Vai onko vain unohdettu kuvata asia? Analyysit paljastavat mahdolliset ongelmakohdat.

Johdolle suunnattujen kokonaisarkkitehtuurikuvausten perusteella saadaan kokonaiskuva, missä ollaan nyt. Kaavioihin voidaan kuvata myös, mitä muutoksia esimerkiksi prosesseihin on tulossa mm. lakimuutosten takia. Kun järjestelmät on kiinnitetty prosesseihin, analyysien avulla nähdään, mihin järjestelmiin tulee myös mahdollisesti muutoksia. Tämä helpottaa investointien suunnittelua.

Kyvykkyydet avuksi strategiatyöhön

Strategian tekemistä auttaa myös organisaation kyvykkyyksien tunnistaminen. Ylätasolla useimpien organisaatioiden peruskyvykkyydet ovat samat, mutta varsinaiseen toimintaan liittyvät toki vaihtelevat (kuva 3). Mutta kun poraudutaan vähän syvemmälle, varsinaiset kyvykkyydet alkavat näkyä (kuva 4).

Kuva 3 Koulutusorganisaation ylätason kyvykkyyskartta
Kuva 4 Koulutusorganisaation ydinkyvykkyyden tarkempi kartta

Miten sitten kyvykkyydet toteutuvat käytännössä? Eri tavoin. Jotkut kyvykkyydet toteutuvat ihmisten osaamisen kautta, toisiin tarvitaan palveluja, prosesseja ja niitä tukevia järjestelmiä (kuva 5). Vaikkei tietäisikään kaikkien nuolien merkitystä, niin kyllä kuvasta ymmärtää, että koulutusten markkinointi -kyvykkyyden toteuttamiseen tarvitaan uutiskirjeiden lähettämistä ja sisältömarkkinoinnin tuottamista. Mailchimp ja LinkedIn vaikuttavat tuottavan jotakin (= palvelevan) näiden prosessien tekemiseen.

Kuva 5 Kyvykkyyksien toteutuminen

Strategiaa luotaessa kuvataan tavoitteita, jotka helposti jäävät aika ylätasolle. Kun tavoitteita peilataan kyvykkyyksiin, ne alkavat tarkentua konkreettisiksi vaatimuksiksi. Jotta strategia saadaan jalkautettua, tarvitaan näiden strategisten vaatimusten toteuttamista. Toisaalta kun strategiset vaatimukset kohdistetaan kyvykkyyksiin ja siihen, miten kyvykkyydet toteutuvat, pystytään näkemään helpommin, ovatko vaatimukset realistisia.

Otetaan esimerkkinä strategisena tavoitteena koulutusorganisaation kansainvälistyminen. Mitä se tarkoittaa? Yksinkertaisimmillaan sitä, että pystytään palvelemaan kansainvälisiä yrityksiä, jolloin toimenpiteenä pitäisi saada aikaiseksi englanninkielen tuleminen uudeksi palvelukieleksi. Uutena kyvykkyytenä olisi siis asiakkaiden palvelu englanniksi. Jos yhtään miettii, niin tämähän vaikuttaa aika moneen paikkaan – eli sisältää osakyvykkyyksiä, jotka todellisuudessa menevät sitten pitkälti nykyisten pääkyvykkyyksien kylkeen.  Ja kun ruvetaan tarkemmin miettimään, mitä näiden osakyvykkyyksien toteuttamiseksi tarvitaan, aletaankin olla konkretian kanssa tekemisissä (kuva 6).

Kuva 6 Tavoitetilan uuden kyvykkyyden toteuttamiseen tarvittavia asioita

Kuvassa 6 nähdään vain osa tuon ’Palvelukieleksi myös englanti’ toimenpiteen toteuttavan kyvykkyyden osakyvykkyyksistä. Kuten arvaatte, myös kaikki myyntiin, asiakaspalveluun ja osa laskutukseen liittyvistä kyvykkyyksistä pitäisi saada englanninkielisiksi. Ei siis olekaan pieni asia ottaa uutta kieltä valikoimaan. Paitsi että henkilökunnan tulisi olla englanninkielen taitoista, myös kaikki asiakkaiden kanssakäymiseen liittyvät dokumentit ja asiakirjat tulee olla englanniksi, samoin kuin asiakkaita palvelevat järjestelmät ja sovellukset, web-sivusto ensimmäisenä. Aikamoinen urakka siis!

Kun strategiassa määritellyt tavoitteet tuodaan näin kyvykkyyksien ja niiden toteuttamisen kautta näkyviin, ne konkretisoituvat ja siten helpottavat strategian jalkauttamista.

Kuinka päästään tavoitetilaan?

Eihän kaikkea strategiassa määriteltyä toteuteta kerralla, vaan vähitellen. Onkin järkevä asettaa välitavoitteita. Välitavoitteen saavuttamiseksi käytetään yleensä projekteja tai hankkeita. Ja näidenkin visualisoimiseen kokonaisarkkitehtuuri antaa välineet (kuva 7).

Kuva 7 Strategian välitavoitteet ja sen saavuttamiseen tarvittavat projektit

Projekti/hankesalkun priorisointiin kannattaakin käyttää kokonaisarkkitehtuuria, sillä se näyttää mihin kaikkialle projekteilla on vaikutusta. Lisäksi kokonaisarkkitehtuurin avulla on helpompi hallita projektien välisiä riippuvuuksia.

Päivittäinen, operatiivinen johtaminen

Osa päivittäistä, operatiivista johtamista on projektien ohjaaminen käyttämään yhteisesti sovittuja periaatteita ja välineitä/ratkaisuja. Eihän tämäntyyppisiä asioita huvikseen luoda, vaan ainakin yhtenä tavoitteena on turhien riskien ja kulujen hillitseminen. Kokonaisarkkitehtuurin seurantapisteiden kiinnittäminen osaksi projektihallintaa auttaa tässä. Eikä tarkoitus ole vain vahtia, vaan auttaa projektipäällikköä. Kokonaisarkkitehti onkin projektipäällikön oikea käsi, joka tietää, mitä meiltä talosta löytyy ja missä se on.

Harvassa organisaatiossa voimavaroja on tuhlattavaksi asti. Kokonaisarkkitehtuuri voi auttaa hallitsemaan niukkuutta – mitä meillä jo on ja miten ne saataisiin paremmin käyttöön. Kun meillä on tietämys koko organisaation voimavaroista, niitä on helpompi hallita.

Sekä nykyisten että tavoitetilan kyvykkyyksien hallitseminen auttaa organisaatiota myös miettimään, ketä palkataan ja millaisia taitoja tarvitaan.

Kuinkas ollakaan – kokonaisarkkitehtuuri antaa apuja ihan jokapäiväiseen työhön.

Summa summarum

Kokonaisarkkitehti toimii parhaiten ja vaikuttavammin johdon oikeana kätenä! Ja johto saa helpommin ja nopeammin oikeaa tietoa organisaation koko tilasta.


Tarja Raussi toimii konsulttina ja kouluttajana kokonaisarkkitehtuuriin erikoistuneessa Coala Oy:ssä. Hänen ajatuksiaan voit lukea Coalan blogista ja kuunnella webinaareja. www.coala.fi > Ajankohtaista