Jokaisella meistä on varmasti omakohtaisia kokemuksia erilaisten lomakkeiden täyttämisestä ja niihin liittyvistä tuskista. Asettaudutaanpa edunvalvojan asemaan. Edunvalvojan tehtävänä on Holhoustoimesta annetun lain (442/1999) mukaan edustaa päämiestänsä tämän taloudellisissa asioissa. Edunvalvojan on esitettävä vuosittain holhousviranomaiselle, miten hän on päämiehensä omaisuutta hoitanut. Tämän velvollisuuden täyttämiseksi edunvalvoja laatii vuosittain tilin ja toimittaa sen holhousviranomaiselle tarkastettavaksi. Tiliin hän liittää tarvittavat tositteet. Yleisimpiä tositteita ovat tiliotteet, jotka toimitetaan koko tilikauden ajalta. Edunvalvoja laskee niistä kaikki tulot ja menot eriteltyinä ja yhteenlaskettuina ja kirjaa tiedot oikeisiin tulo- ja menoluokkiin. Tämä tehdään sen takia, että holhousviranomainen voi arvioida, onko päämiehen varoja hoidettu asianmukaisesti. Jos tililomake on väärin täytetty tai siitä puuttuu tietoja, hidastaa se oikean ja riittävän kuvan saamista. Lisäksi edunvalvojan kyky toimia tehtävässään saatetaan asettaa kyseenalaiseksi, jos tililomaketta ei ole osattu laatia oikein tai sitä ei ole toimitettu tarkastettavaksi määräajassa. Tai vaihtoehtoisesti tekemättä jätetty tililomake saatetaan teetättää edunvalvojan kustannuksella. Nämä pakkokeinot eivät ainakaan nopeuta tarkastusta.
Entä jos tämän kaiken voisi tehdä sujuvammin? Vaikuttaisiko se myös siihen, että yksityisiä edunvalvojia hakeutuisi enemmän läheistensä edunvalvojiksi. Pelkäämättä tehtävän tuomia velvollisuuksia, mitä esimerkiksi tilivelvollisuus tuo. Madaltaisiko se kynnystä huolehtia läheisen asioista edunvalvojan roolissa. Voisiko viranomainen omalta osaltaan luoda edellytykset sille, että edunvalvoja voisi keskittää voimavaransa läheisestä huolehtimiseen, eikä tililomakkeen oikeaoppiseen täyttäminen olisi itsetarkoitus. Uskon siihen, että se olisi mahdollista. Tässä uskomuksessa laadin opinnäytetyönäni kehitysehdotuksen julkiseen hallintoon. Kehitysideani liittyy digitaaliseen palveluun, joka perustuu Kansallisen palveluarkkitehtuurin hyödyntämiseen. Tutkimukseni tilaajaksi valikoitui siten valtiovarainministeriön Julkisen hallinnon ICT-osasto, joka voi arvioida parhaiten ehdotuksen sopivuutta julkisen hallinnon yhteisiin kehittämishankkeisiin.
Ehdotus: Tuotetaan tilivalvonnan asiointi siten, että se mikä voidaan poistaa, poistetaan, se mitä ei voida poistaa, automatisoidaan ja se mitä ei voida automatisoida, tehdään niin helpoksi kuin mahdollista.
Digitili
Mitä hyötyä edunvalvoja saisi?
Asiakkaiden tarpeiden tunnistaminen ja niiden huomioiminen. Vuosi- tai päätöstilin tietojen automaattinen siirtyminen. Edunvalvojan tilivelvollisuus helpottuisi, asiointi olisi sujuvaa, osa edunvalvojan tehtävistä olisi automatisoituja, tiliaineiston perinteinen hankinta jäisi pois, kustannukset alenisivat, hallinnollinen taakka kevenisi, säilytysvelvollisuus sähköisen aineiston osalta poistuisi ja palvelu toisi lisäarvoa edunvalvojille.
Mitä hyötyä holhousviranomainen saisi?
Vuositilit olisivat laadukkaita ja yhdenmukaisia, tietojen eheys olisi varmistettu jo alkulähteeltä alkaen, tarkastus olisi nopeampaa, tarkastuksen painopisteet olisivat nopeasti nähtävillä, tarkastustoiminnassa olisi mahdollista hyödyntää ohjelmistorobotiikkaa, tarkastus voisi olla paikkariippumatonta sähköisellä alustalla sekä palvelun tuottamaa dataa voitaisiin hyödyntää tutkimuskäytössä.
Miksi kehitysehdotus kannattaisi huomioida?
- Sähköisten aineistojen ja palvelujen lisääntyminen on otettava huomioon kehitettäessä tilivalvontaa. Palvelut tuotetaan jatkossa kansallisen palveluväylän kautta. Tiedot liikkuisivat eri rekistereistä suojattua palveluväylää pitkin.
- Edunvalvojille on kohtuutonta jättää sähköisen säilyttämisen vaatimus. Jos valvonta-aika on 20 vuotta, se edellyttäisi sitä, että edunvalvoja huolehtisi aineiston käytettävyydestä koko valvonnan ajan ja vielä kolme vuotta sen jälkeen.
- Sähköisen tilivalvonnan avulla voitaisiin sujuvoittaa niin edunvalvojan kuin holhousviranomaisen tehtäviä manuaaliseen vaihtoehtoon verrattuna. Julkiselle hallinnolle on asetettu vaikuttavuustavoitteita mm. sujuvat palvelut. Tietohallintolain (634/2011) tarkoituksena tehostaa julkisen hallinnon toimintaa sekä parantaa julkisia palveluja. Tällä varmistetaan myös tietojärjestelmien yhteentoimivuus (HE 246/2010vp).
- Julkisen hallinnon rahat ja resurssit vähenevät. Työntekijöiden työmäärä lisääntyy, resurssit vähenevät, miten holhousviranomainen voi muuten tehdä valvontaa, joka täyttää sille asetetut vaatimukset.
- Asiakkaiden määrä suuri, vähenemistä ei näkyvissä. Valvontatehtävää ei voi lopettaa.
- Pääministeri Sipilän hallituskauden yksi kärkihankkeen mukainen tavoite, digitalisoidaan julkiset palvelut.
- Vaatimus toimintatapojen asiakaslähtöisestä kehittämisestä. Julkinen hallinto on asiakasta varten, ei virkakoneiston takia. Digitalisoinnin periaatteet. Palvelumuotoilu.
- Tulevaisuutta huomioivan palvelun toteuttaminen. Teknologia kehittyy, sitä pitää osata käyttää. Parempi ennakoida tulevaan kuin reagoida menneeseen. PSD2 (Payment Services Directive 2) –maksupalveludirektiivin avulla mahdollistetaan päämiehen varallisuustietojen saaminen eri lähteistä. Tiliotteiden mukana siirtyisivät myös niiden sisältö. Direktiivi mahdollistaa uusien toimijoiden mukaan tulon. Tämän takia palvelun tuottaisi viranomainen, joka myös vastaisi ja hallinnoisi sitä aina arkistoon saakka.
Johanna Terho on työskennellyt Itä-Suomen maistraatin Mikkelin yksikössä n. 10 vuotta ja toimii tällä hetkellä tarkastajana holhoustoimen edunvalvontapalvelut -vastuualueella. Esitetyt kehitysehdotukset ovat tekijän omia, eivätkä siten edusta työnantajan virallista näkökulmaa. Kehitysehdotus on laadittu Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulun sähköisen asioinnin ja arkistoinnin (yamk) koulutusohjelmaan opiskelijan opinnäytetyönä, joka löytyy kokonaisuudessaan: http://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2017053011173. Kyseinen opinnäytetyö valittiin vuoden 2016-17 vaikuttavimmaksi opinnäytetyöksi.