Kuten monet teistä lukijoista tietävät yrityksemme Ari Hovin (HCD Oy) liiketoimintaamme kuuluu tärkeänä osana kouluttaminen. Kevään 2020 aikana kaikki koulutus on muuttunut etäkoulutuksiksi. Kerromme tässä hieman kokemuksiamme etäkoulutuksesta, millä tarkoitamme tässä tavanomaisen live-kurssin pitämistä etänä. Verkkokurssit ovat sitten vielä asia erikseen.

Kokemukset ovat yllättävänkin rohkaisevia. Koulutuksia ei siis kannata lykätä tai peruuttaa, ja näyttää siltä että näin on toimittukin.  Oppiminen on entistä ajankohtaisempaa ja etäkurssin kautta opin saaminen onnistuu, niin kuin amerikkalaiset sanovat, ”in the comfort of your home”. Jotkin asiat ovat kuitenkin erilaisia.

Viestintä muuttuu

Suurin ero tavanomaiseen koulutukseen on sanattoman viestinnän puuttuminen. Meidän ihmisten vuorovaikutuksessa hyvin suuri osa kommunikaatiosta tapahtuu alitajuisesti. Keräämme koko ajan runsaasti informaatiota toisten ilmeistä ja kehon kielestä saa saatu tieto vaikuttaa siihen miten oma toimintamme etenee.  Ja tämä tapahtuu automaattisesti ja alitajuisesti, rasittamatta tietoista mieltämme.

Kouluttaja huomaa pienistä merkeistä, että nyt ei sanoma mene perille ja pyrkii selkiyttämään viestiä. Ihmisten nyökkäily osoittaa, että samaa mieltä ollaan. Kerrotun vitsin saama hymyily tai nauru yhdistää osallistujia ja keventää kaikkien tunnelmaa. Etävitsin tulkitseminen on paljon vaikeampaa.

Olemmekin huomanneet, että koulutus on muuttunut entistä asiapitoisemmaksi. Kouluttaja pohtii aiempaa tarkemmin lauseitaan ja pyrkii selkeään ilmaisuun, tavoitteena on saada asia kerralla selväksi, kun koulutettavilta saatava välitön palaute puuttuu. Tärkeää on parantaa kommunikaatioita käymällä useita johdettuja keskustelukierroksia osallistujien kanssa.

Kuulijat keskittyvät myös enemmän itse puheeseen ja kalvoihin. Sanoma menee kyllä perille, mutta hieman eri tyylillä.

Valmistelu

Kurssilaisia täytyy valmistella lähettämällä etukäteen ohjeita. Koska he ovat yleensä kotona, on hyvä muistuttaa, että myös lounas olisi jotenkin valmisteltuna, ettei siihen mene liikaa aikaa. Kurssin aikataulu pitää lähettää ja pitää siitä kiinni.

Kurssilaiset on kutsuttava ajoissa koulutukseen, jotta saavat varmistuksen, että kurssi pidetään ja voivat kuitata kutsun.

Kurssilaisia ohjeistetaan myös kirjautumaan hyvissä ajoin koulutustilaisuuteen, jotta tekniset ja liittymäongelmat ehditään hoitaa. Harjoituksia varten pyydetään varaamaan paperia ja kyniä. Tai sitten voidaan toimia verkkoalustalla yhteisen sähköisen työkirjan välityksellä.

Olemme osaan kursseista lähettäneet printatun materiaalin etukäteen. Tähän liittyy useita haasteita, saadaanko osoitteet oikein vai eksyvätkö materiaalit sittenkin jonnekin työpaikalle tms.

Aloittaminen

Kurssi pitää aloittaa täsmällisesti. Kouluttajan on oltava vähintään 10 minuuttia aiemmin tarkkailemassa ilmoittautumisia. Usein joku on hieman myöhässä, ja niitä tilanteita täytyy sitten selvittää.

Alkukeskustelu on tärkeä etäkoulutuksessa. Kouluttaja keskustelee jokaisen kanssa ja kirjaa taustat ja odotukset ylös. Ohjattuja keskustelukierroksia kannattaa sitten tehdä lisää kurssin kuluessa.

Kurssin aikana kaikki eivät halua laittaa videota päälle keskusteluissa ja se on ok. Mukavampi olisi, että kasvot näkyisivät hetken, mutta on ymmärrettävää, että aina sitä ei halua tai yhteys on heikko. Esimeriksi esittelykierroksella on hyvä pitää videoyhteys päällä, niin saa henkilökohtaisen kontaktin koulutettaviin.

Tekniikasta

Olemme pitäneet kursseja perusryhmätyöohjelmistoilla, kuten Teams tai Zoom. Molemmat nämä ovat toimineet hyvin, kun verkkoyhteydet toimivat. Pykälää pidemmälle voi päästä, jos on webkamera ja erillinen kaiutin. Toisaalta, kun kouluttajakin on pois normaalista työpisteeltään, pärjätään yllättävän hyvin perustekniikalla. Työaseman mikrofoni itsessään ei kuitenkaan ole riittävä, vaan tarvitaan vähintään mikrofonilliset kuulokkeet. Kuulokkeet poistavat myös mahdollisen taustamelun.

Koulutuksissamme tapana on aina välillä piirtää fläpille. Se on mukavaa rytminvaihtoa koulutukseen. Jotkut vielä muistavat: Kylli-täti piirtää ja kertoo. Ihmisten tarkkaavaisuus kasvaa, kun he seuraavat vähitellen fläpille syntyvää kuvaa tarinan kanssa. Etäkoulutuksessa piirtäminen onnistuu myös. Arilla on kokemusta etäkoulutuksessa piirtämisestä myös käyttäen Samsung-tablettia, jossa on S Pen -kynä mukana. Piirtäminen tabletilla on helppoa. Käytössä on värit ja on helppo pyyhkiäkin osia välillä pois.

Piirtäessään Ari on liittynyt kokoukseen sekä läppärillä että tabletilla ja vaihtanut esityskonetta välillä. Tästä on sekin etu, että ei tarvitse niin usein kysyä, että näkyykö jako, kun sen näkee itsekin toiselta koneelta.

Ehkä suositeltavin vaihtoehto on käyttää läppäriä, joka tukee kynää – esimerkkinä Microsoftin Surface. Sillä voi piirtää myös kalvoille ja siirtyminen pelkkään piirtämiseen käy nopeasti.

Verkkoyhteyden on syytä olla hyvä. Kännykällä tehty Wifi ei tahdo riittää. Osallistujille kannattaa antaa alussa puhelinnumero, jotta voivat hälyttää, jos tipahtivat kesken pois.

Esitysmateriaali

Esitysmateriaali on helpointa esittää tutulla työkaluilla, kuten Powerpoint tai Google Docs. Esitysmuodossa on huomioitava, että koulutettavien on päästävä näkemään, missä kouluttajan pointteri liikkuu. Esim. Powerpointin lukutila on hyvä, koska siinä kalvot näkyvä isoina ja hiiren liike näkyy, jolloin hiirellä voi osoittaa mistä juuri puhuu. Alt-tab siirtyminen on nopeaa. Diaesitystilassa hiiren liike ei suoraan näy ja siirtyminen toiseen näyttöön on hitaampaa, siksi siis lukunäkymä.

Harjoitukset

Kurssien parasta antia on palautteiden perusteella harjoitukset. Etäkurssilla harjoitusten ohjaaminen ja toteuttaminen vaatii enemmän ennakkosuunnittelua. Improvisoinnille ei ole tilaa. Tavallisella kurssilla kouluttaja voi kierrellä katsomassa miten tehtävä sujuu. Hän pääsee keskustelemaan ja neuvomaan – ja saa samalla tärkeää palautetta siitä, miten opit ovat menneet perille. Tämä osuus kärsii etäkurssia pidettäessä.

Tavallista syvällisempi tehtävän läpikäynti ja kommenttien kuuntelu auttavat tässä. Yhteinen muistikirja auttaa myös tässä, jossa kouluttaja voi käydä tarkastelemassa kurssilaisten suorituksia. Minna kertoo, että hän on käyttänyt tekstimuotoisissa harjoituksissa Teams:n yhteydessä olevaa muistikirjaa, jonne jokaiselle koulutettavalle voi perustaa oman sivun ja jonka tuloksia pääsee katsomaan.

Tehtävät ovat yleensä Word-dokumenttina, joihin liittyy jokin kalvolla oleva esimerkki. Tällöin Ari on pyytänyt ottamaan kuvakaappauksen tai valokuvan tehtävästä, jonka jälkeen voin näyttää kalvoa ja tehtävä jäi talteen. Jos harjoituksia tehdään koneella – kuten SQL-kurssillamme – voi osallistuja välillä myös jakaa näyttönsä neuvoa pyytäessään.

Parhaiten sujuvat yksilötehtävät. Ryhmätehtäviä varten on hyvä jakaa ryhmä ennalta sovittuihin pienryhmiin, joissa kouluttaja on yksi osallistuja.

Tiedonmallinnuskursseillamme käytämme pilvipalveluna tarjoamaamme mallinnusvälinettä – Ellietä. Ellie on kehitetty viimeisen kahden vuoden aikana Arin mallinnusmenetelmiä tukemaan. Ellien avulla mallinnusta voidaan tehdä yhdessä ilman post-it-lappuja ja fläppitauluja, oten se tukee myös etänä tehtävää tiedonmallinnusta. Elliellä saa nopeasti visualisoitua malleja ja siksi kurssilaisille Ellie on hyvä väline tehdä malleja koulutuksen yhteydessä. Koska Ellie toimii selainpohjaisesti jaetussa ympäristössä, pääsee kouluttajakin tarkastelemaan kurssilaisten tekemiä mallinnuksia. On tärkeää päästä helposti kalvosta selaimeen ja takaisin.

Keskustelut

Vaikka kurssilaisia kehotetaan esittämään kysymyksiä ja keskeyttämään, on etäkurssilla tavallista hankalampaa tehdä niin kesken esityksen. Kouluttajan vetämät keskustelukierrokset kaikkien kanssa auttavat tässä.

Niitä kannattaa pitää vähintään kolme: alkukeskustelu, puolen päivän tilannekatsaus sekä loppukeskustelu. Useamminkin voi pitää, mutta tässä on tasapainoiltava ajankäytön kanssa.

Materiaali

Kuten jo aikaisemmin mainittiin, materiaalit voi lähettää printattuna etukäteen. Nykyisin toivotaan yhä useammin sähköisiä materiaaleja, koska kaikilla ei enää ole oikein tiloja säilyttää kansioita.

Sähköisenä materiaalit on helpointa jakaa. Ulkolaiset kouluttajamme ovat tosin usein aika tarkkoja sähköisten materiaalien jakamisen suhteen. Mutta tilanne on muuttumassa. Esimerkiksi Data Vault 2.0- kurssin osalta materiaalit jaettiin sähköisesti.

Keittiötoimisto

Kokemuksia etäkoulutuksista

Kurssilaisten palaute on ollut positiivista. Se mitä kaivataan, on kommunikointi muiden kanssa tauoilla ja lounaalla.

Verkkokurssiin verrattuna etäkurssi on koettu intensiiviseksi ja etuna on, että voi heti kysyä kouluttajalta. Verkkokurssissa on luonnollisesti etunsa, mutta verkkokurssi ja etäkurssi ovat niin paljon erilaiset, että niitä on syytä pitää selkeästi eri kurssityyppeinä.

Kouluttajan kannalta koulutus on hyvin intensiivistä ja vaatii paljon keskittymistä. Lauseita tulee jotenkin harkittua tarkemmin kuin tavallisella kurssilla. Koko päivän päätteeksi huomaa, että energiaa on kulunut! Yhteistä tavanomaisten kurssien kanssa on, että on palkitsevaa huomata kurssilaisten oppivan.

Koulutuksen toteutuksen osalta pitää muistaa oma tapa toimia kouluttajana. Minna kertoo, että oma keittiötoimisto ei välttämättä ole paras paikka vetäjälle varsinkin, jos ympärillä on myös muita henkilöitä. Siksi onkin parasta siirtyä esim. tyhjän toimiston neuvotteluhuoneeseen, jossa on iso näyttö ja jossa pääsee myös liikkumaan.

Tulevaisuus

Koulutuksia etänä on edelleen syytä kehittää ja luoda studiomaiset olosuhteet tuotantoon.  On pohdittava, että onko päivän tai parin kurssit parempi jakaa pienempiin osiin vain onko nykyratkaisu sittenkin parempi, jossa ollaan yhtäjaksoisesti syventyneet tiettyyn aihealueeseen pidempään.

Kouluissa tänä keväänä on siirretty tuhansia lapsia etäopetukseen ja voi ollakin, että koko “pedagoginen paradigma” uudistuu siitä huolimatta, että Koronaviruksen edellyttämät liikkumisrajoitukset puretaan.

Huomataan, että jokin tietty asia toimii digitaalisesti itse asiassa paremmin kuin manuaalisesti. Vastaavia ilmiöitä on nähty; esimerkiksi tuskin kukaan kaipaa vanhaa pankkimaailmaa konttoreineen – käytämme verkkopankkia. Oma veikkauksemme on, että asiat muuttuvat koulutuksenkin osalta ainakin osin peruuttamattomasti.

Yksi kuitenkin pysyy – oppiminen on se tärkein asia!


Ari Hovi toimii päätoimisesti konsulttina erikoisalueenaan Data Warehouse / Business Intelligence, käsitemallinnukset, tietoarkkitehtuurimallinnukset ja -määritykset sekä Business Intelligence / tietovarastoratkaisujen auditointi. Ari on Suomen kokeneimpia käsite- ja tiedonmallintajia (Data Modeling).

Minna Oksanen on vahva osaaja tiedonhallinnan eri osa-alueilla. Hänen suurin kiinnostuksensa on aina ollut tieto ja miten tietoa hyödynnetään. Minnan vahvuus on liiketoiminnan mallintaminen käsite-, tieto- ja prosessimalleiksi.  Konsultointityön lisäsi Minna on toiminut kouluttajana ja nyt aloitettuaan viime vuonna Ari Hovilla hän on kouluttanut SQL-kieltä, tiedonmallinnusta ja tiedonhallintaa.