Tiedolla johtamisen lisäarvon parantaminen edellyttää tulevaisuudessa painopisteen siirtämistä tiedon tuottamisesta ja hallinnasta aitoon tiedon hyödyntämiseen organisaatioiden johtamisen ja liiketoiminnan tukena. Tieto ja tiedolla johtaminen valuu tulevina vuosina tietohallinnon ja IT:n pöydältä entistä voimakkaammin liiketoiminnoille ja organisaation kaikille ihmisille. Jotta kokonaisuus saadaan toimimaan, tarvitaan tiedon, teknologian, ihmisten ja strategisen johtamisen parempaa yhteispeliä. Toisaalta kokonaisuuden sisällä on lukematon määrä yksittäisiä asioita, jotka itsessään pitää laittaa kuntoon ennen kuin tiedolla voidaan laadukkaasti johtaa toimintaa kokonaisuutena. Nostan seuraavassa viisi tekijää, jotka näkemykseni mukaan keskeisesti vaikuttavat laadukkaan tiedolla johtamisen edellytyksiin.
Tiedon määrän lisääntyminen, sen jalostustapojen kehittyminen ja osaamisen merkityksen kasvu organisaatioiden menestystekijöinä ovat nostaneet tiedolla johtamisen yhdeksi keskeisimmistä tekijöistä organisaatioiden menestyksen mahdollistajana. Harva tätä kiistää enää tänä päivänä mutta väitän, että suuri osa ei ole kuitenkaan miettinyt, miten oman organisaation liiketoiminnan näkökulmasta tiedolla johtamisella olisi saatavissa eniten arvoa.
Se ei riitä, että palkataan analyytikko, toivotaan ihmettä ja uskotaan, että hän löytää kauan kaivatun datan ja puristaa siitä datatimantin, jonka varassa tieto alkaa johtaa toimintaa kuin itsestään tai sen avulla löydetään uusia uskomattomia liiketoimintamahdollisuuksia. Ei onnistu. Paitsi jos ihme tapahtuu, mutta pelkästään ihmeen varaan ei liiketoimintaa kannata laskea.
Nostan seuraavaksi esiin neljä toisiinsa linkittyvää ja tiedolla johtamisen kehittämisessä usein törmäämääni asiaa, joiden huomioiminen edistää laadukkaan tiedolla johtamisen mahdollisuuksia organisaatioissa ja joihin sinun kaikella todennäköisyydellä ainakin kannattaa kiinnittää huomiota. Viidentenä nostona vedän yhteen ja huomioin tiedolla johtamisen kokonaisuuden johtamisen merkityksen, johon myös Tiedolla johtamisen viitekehyskuvalla viitataan.
Laadukkaan tiedolla johtamisen edellytykset
Viimeistään raportointivaiheessa, kun data saavuttaa päivän valon paljastuvat tiedolla johtamisen kehittämisessä tehdyt onnistumiset tai epäonnistumiset. Se, kuinka hyödyllistä, luotettavaa, oikea-aikaista tai oivaltavaa tietoa me tuolloin tarkastelemme, riippuu niistä valinnoista, joita matkan varrella on tehty tai jätetty tekemättä. Ja toisaalta tiedon hyödyntämisen matka vasta alkaa siitä.
Laadukas tieto
Tiedolla johtamisen ytimessä ja sen itsestään selvänä johtotähtenä on laadukas tieto. Olennaista tiedon hyödyntämisen kannalta on, että tieto on luotettavaa ja ymmärrettävästi tulkittavissa. Nostan esiin kaksi näkökulmaa laadukkaan tiedon edellytyksistä, jotka tuntuvat välillä unohtuvan.
Ensinnäkin väitän, että yksi laadukkaan tiedon edellytys on, että meidän tulisi entistä rohkeammin päättää, mitä tietoa johtamiseen tarvitaan ja kuka mitäkin tietoa hyödyntää. Tämä korostuu datan määrän kasvaessa ja ihmisten huomiokyvyn ollessa entistä enemmän koetuksella. Ei ole helppoa tai edes mahdollista tuottaa, hallita tai johtaa kaikkea mahdollista tietoa laadukkaasti kaikille. Eikä siinä ole mitään järkeäkään. Tietotarpeiden määrittely vaatii tasapainoilua ihmisten huomiokyvyn, organisaation yhteisen ymmärryksen ja sen tavoitteiden toteutumisen optimoinnin kanssa. Tiedon avoimuus, jakaminen ja sillä johtaminen ovat jatkuvaa tasapainoilua siitä, mikä tieto kenellekin missäkin tilanteessa kuuluu ja kuka sitä milläkin tavalla hyödyntää ja siitä vastaa. Tarkoituksenmukaisuuden ja tuloksellisuuden näkökulmasta on tärkeää, että vastuutamme, mitkä asiat ensisijaisesti ovat kenenkin vastuulla ja mitä tietoa kullakin vastuualueella ensi sijassa tarvitaan. Yhden ihmisen on täysin mahdotonta olla edes tietoinen, saati perehtynyt kaikkeen organisaation tietoon. Vielä mahdottomampaa on hyödyntää kaikkea mahdollista tietoa.
Toisaalta jos ja kun me haluamme johtaa parhaalla mahdollisella tiedolla organisaatiotamme, kaikesta datahypestä huolimatta, me tarvitsemme sekä näkyvää että hiljaista tietoa hyödynnettäväksemme. Tämä tarkoittaa, että meidän pitää saada käyttöömme oikein kohdennettuna mahdollisimman älykästä analysoitua näkyvää tietoa (dataa) sekä saada kuuluville ihmisten päähän tallennettu hiljainen tieto. Parhaimmillaan näkyvä ja hiljainen tieto keskustelevat keskenään ja auttavat yhdessä ymmärtämään tarkasteltavaa ilmiötä ja kulloinkin tarvittavia toimenpiteitä. Hiljainen tieto on usein myös laadukkaan päätöksenteon edellytys, johon palaan tuonnempana.
Laadukas tiedon tuottaminen
Jotta tietotarve täytetään, tietoa tulee myös tuottaa. Laadukas tiedolla johtaminen edellyttää laadukasta tiedon tuottamisen prosessia ja usein vähintäänkin yhtenä tiedon tuottajana on ihminen. Kun ihminen kirjaa sovitun tiedon järjestelmään, ikävä kyllä useimmiten jossain vaiheessa prosessia on tapahtunut inhimillinen virhe. Tiedon tuottaja on jättänyt tiedon kirjaamatta tai on kirjannut sen syystä tai toisesta väärin. Tämä johtaa siihen, että tieto ei ole luotettavaa.
Tiedon tuottamisen haasteet lähtevät mielestäni usein siitä ristiriidasta, että ajatellaan, että ihmiset tuottavat tietoa kuin kone. Ja panostukset tiedon tuottamiseksi tehdään koneisiin, ei ihmisiin. Laadukas tiedon tuottaminen vaatii teknisiä investointeja, mutta se vaatii myös henkilöstön virittelyä, ymmärryksen lisäämistä, innostamista ja osaamista niin järjestelmien käyttöön kuin itse tietoon, mitä tuotetaan ja sen käyttötarkoitukseen. Yleinen haaste on, että tiedon tuottaja ei tiedä, miksi hän mitäkin tietoa tuottaa eli kirjaa. Tietämättömyys johtaa heikompaan kirjausmotivaatioon, joka saattaa päätyä tilanteeseen, että kirjausta ei tehdä ollenkaan, koska ei ymmärretä, miksi se on niin tärkeää. Toisaalta ymmärtämättömyys lisää virhelyöntien määrää. Myös käytettäviä järjestelmiä, joihin kirjaukset tehdään, voi olla liikaa tai ne ovat vaikeasti käytettävissä. Tai kirjaamistarpeita eli aiemmin puhuttuja tietotarpeita on yksinkertaisesti liikaa. Lopulta kaikki nämä haasteet johtavat ratkaisemattomina epäluotettavaan tietoon, oli sitten kyse sen määrästä tai laadusta. Se puolestaan johtaa lopulta huonolla tiedolla johtamiseen.
Laadukas datan johtaminen
Kolmas laadukkaan tiedolla johtamisen edellytys liittyy itse datan johtamiseen tai johtamattomuuteen.
Datan merkitys organisaatioiden strategisena resurssina jatkaa kasvuaan. Dataa pystytään integroimaan, hallinnoimaan ja jalostamaan entistä tehokkaammin uusien teknologioiden avulla. Kaikkea teknologia ei kuitenkaan pysty yksin ratkaisemaan, vaan tarvitaan kasvavissa määrin datan johtamista. Datan strateginen johtaminen tarkoittaa sellaisten menetelmien käyttöönottoa, joiden avulla kyetään kytkemään liiketoiminta vahvemmin tietotuotantoon, ja varmistamaan datan koko elinkaaren laatu. Datan hyödyntämiselle tulee asettaa tavoitteita, hyödyntämiskohteet ja hyödyntäjäryhmät tulee määritellä, ja muodostaa yhteiset periaatteet datan elinkaaren eri vaiheille. Myös roolit ja organisoituminen IT:n ja liiketoiminnan välisen yhteistyön sujuvoittamiseksi ovat tärkeitä.
Mikäli yritetään oikoa datan johtamisessa, saatetaan samaa dataa esimerkiksi ohjata useampaan paikkaan hieman eri muodossa. Syntyy tilanne, jossa organisaatiolla on käytössään useat tiedot yksien yhteisten sijaan. Lopputuloksena on monta totuutta samasta asiasta riippumatta siitä, kuinka hyvin ne on analysoitu tai raportoitu. Toisaalta jos ei ole dataa tai se ei ole sopivassa muodossa ja saatavilla, se heikentää datan hyödyntämismahdollisuuksia. Haaste voi laadun osalta olla myös metodeissa tai määrässä niin, että luotettavan tarkastelun kestävää dataa ei vain ole riittävästi saatavilla.
Laadukas tiedon hyödyntäminen
Kun laadukas tieto on saatu tavalla tai toisella johdettua hyödynnettäväksi alkaa paino siirtyä tiedolla johtamiseen ja toimintaan. Ihmisten rooli entisestään voimistuu. Vaikka tieto on organisaation pääoman kasvattamisen keskeinen uusiutuva polttoaine, ovat ihmiset edelleen moottori, joka pistää tiedon töihin ja tuottamaan tavoiteltua lisäarvoa ja vaikuttavuutta. Otan esiin kaksi näkökulmaa, joissa korostuu erityisesti tiedolla uusiutuminen lisäarvon tuottajana.
Ensinnäkin ja erityisesti kun halutaan uudistua, tiedolla johtaminen on parhaimmillaan tiimipeliä myös päätöksenteossa. Parhaat tiedolla johdetut päätökset syntyvät yhdessä, kun saman pöydän ääressä istuu eri lailla ajattelevia ihmisiä, joilla on yhteinen tavoite ja älykästä näkyvää tietoa, johon nojautua. Tämä perustuu siihen, että ihmisen ajattelu on usein monella tapaa vinoutunutta ja esimerkiksi korostaa tiedostamatta sellaista informaatiota, joka vahvistaa olemassa olevia ajatuksiamme ja näkemyksiämme. Huomioimme helpommin informaation, joka vahvistaa ennakkokäsitystämme, kuin tiedon, joka olisi ristiriidassa sen kanssa. Samassa tilanteessa ja saman tiedon varassa oleva ihminen tekee lähtökohtaisesti saman vinoutuneen päätöksen kerta toisensa jälkeen. Jotta sekä ihminen että organisaatio voivat oppia ja uudistua tarvitaan eri lailla ajattelevia ihmisiä erilaisilla ajattelumalleilla, hiljaisella tiedolla ja näkemyksillä varustettuna.
Toisaalta tiedolla johtaminen ei lopu päätöksentekoon. Tiedolla johtaminen on toimintaa, jota tieto ohjaa. Se edellyttää hyviä vuoro vaikutus-, yhteistyö-, uudistumis- ja johtamistaitoja. Koska tiedolla johtaminen ei ole vain johdon vaan koko organisaation ja sen ihmisen asia, tulee organisaatiolla ja sen henkilöstöllä olla kyky keskustella tiedon eri näkökulmista ja merkityksestä sekä löytää sen pohjalta yhteinen ymmärrys, miten toimia tiedon varassa. Ja myös todella alkaa toimia. Tavoitteena on, että koko henkilöstöllä on hyvät taidot niin, että he pystyvät sujuvasti hyödyntämään ja tulkitsemaan käytössään olevaa tietoa ja he kykenevät johtamaan tiedosta uudenlaisia parempia toimintatapoja ja etsimään tiedon varassa uusia innovatiivisia tuotteita/palveluita/ratkaisuita.
Laadukas tiedolla johtamisen johtaminen
Viidentenä ja viimeisenä mutta ei vähäisimpänä kiinnitän huomion itse tiedolla johtamisen johtamiseen. Tiedolla johtamisen johtamisella tarkoitan yhtäältä tiedolla johtamisen kypsyyden ja kyvykkyyden pitkäjänteistä, systemaattista ja kokonaisvaltaista kehittämistä kohti organisaation määrittämää tiedolla johtamisen tavoitetilaa. Tiedolla johtamisen johtaminen antaa tiedolla johtamisen kehittämiselle ja toteuttamiselle suunnan ja rakenteen. On toki selvää, että tiedolla johtaminen itsessään ei ole päämäärä vaan se, mitä hyötyä siitä on. Tiedolla johtaminen on väline organisaation tavoitteiden edistämiseksi. Erilaiset tavoitteet kuitenkin edellyttävät erilaisia tiedolla johtamisen ratkaisuita ja painotuksia. Liiketoiminnan luonne vaikuttaa tiedon määrään ja luonteeseen, joka puolestaan vaikuttaa tapoihin, joilla sitä kannattaa johtaa ja hyödyntää. Tämä edellyttää suunnitelmallista, määrätietoista ja tavoitteellista kehittämistä myös tiedolla johtamiselle.
Tiedolla johtamisen strategisen johtamisen tarpeellisuus on alettu tunnistaa voimistuvasti viime aikoina tiedolla johtamisen kontekstin laajuuden ja moniulotteisuuden ymmärryksen lisääntyessä ja mahdollisuuksien kasvaessa. Tiedolla johtamisen kehittämisprojektit ovat pääsääntöisesti olleet toisistaan irrallisia ja teknologiapainotteisia hankkeita, jotka eivät ole johtaneet parhaaseen mahdolliseen vaikuttavuuteen. Tiedolla johtamisen lisäarvon parantaminen edellyttää tulevaisuudessa painopisteen siirtämistä tiedon tuottamisesta ja hallinnasta aitoon tiedon hyödyntämiseen organisaatioiden johtamisen ja liiketoiminnan tukena. Tämä kokonaisuus, sen hallinta ja johtaminen edellyttää entistä voimakkaammin tiedon, teknologian, ihmisten ja strategisen johtamisen yhteensovittamista – joka edellyttää laadukasta tiedolla johtamisen johtamista. Jos liiketoimintaa ei kannata johtaa pelkällä mutulla, ei sillä kannata johtaa myöskään tiedolla johtamista.
Tiedolla johtaminen on tiimipeliä. Laitetaan tieto töihin, yhdessä ja laadukkaasti johdettuna.
Jani Listenmaa on Creatido Oy:n perustaja ja toimitusjohtaja. Hänellä on 15 vuoden ja satojen toimeksiantojen kokemus suomalaisten ja kansainvälisten suurten ja keskisuurten yritysten ja julkisen sektorin organisaatioiden tiedolla johtamisen kehittämisestä. Jani on myös kirjoittanut kirjan Laita tieto töihin – tiedolla johtamisen käsikirja (Alma Talent 2023).