OKR-niminen tavoitejohtamismalli on alkanut levitä myös Suomessa. Kuulen viikoittain uusista käyttöönotoista. Luultavasti vauhti vielä kiihtyy LinkedIn kirjoitusten perusteella. Selitän artikkelissa lyhyesti, miten OKR-mali toimii, ja miksi yritykset ovat siitä kiinnostuneita. Kuvaan myös Ambientialla käyttöönoton yhteydessä tehtyjä valintoja.

Johdon tehtävänä on varmistaa, että organisaatio toimittaa halutut tulokset. Tulosten saavuttamiseen tarvitaan johtamista – eli tulosjohtamista. Ambientialla on ollut käytössä monia tavoitejohtamisen menetelmiä yhtiön 23 vuoden historian aikana. Viime vuonna otimme käyttöön Objectives and Key Results eli OKR-johtamisjärjestelmän.  Käyttöönoton suurimpana syynä oli saada koko yritys ymmärtämään uusi strategia sekä osoittaa kaikille ihmisille haluttu toiminnan suunta. Strategia on kunnianhimoinen ja erilainen kuin aikaisemmin, joten jokaiselta tiimiltä ja yksilöltä vaaditaan oppimista.

Lisäksemme OKR:iä näyttää käyttävän Suomessa melkoinen joukko yrityksiä, kuten Posti, Visma, Labrox ja todella moni startup. Määrä tuntuu kasvavan, koska minun fiidiini LinkedInnissä tulee usein uusia kirjoituksia OKR-mallin käyttöönottaneista yrityksistä.

Viisi syytä miksi yritykset kiinnostuvat OKR:istä

  1. Tehdään, kuten Google! Hyvät tarinat leviävät voimalla. Google on käyttänyt OKR:iä lähes alusta alkaen, ja John Doerrin kirja Measure What Matters kertoo kiehtovasti sen ja muut OKR:ien supervoimatarinat. Siitä on helppo innostua. Kirja antaa intoa ja esimerkkejä, mutta konkreettinen ohje OKR:ien käyttöönottoon se ei ole. Google on myös julkaissut omat OKR-ohjeensa osoitteessa https://rework.withgoogle.com/guides/set-goals-with-okrs/  . Nämä ohjeet ovat käytännönläheisempiä. Niiden perustella on mahdollista aloittaa oma OKR-taival.
  2. Strategiaa ei voida johtaa – vain ihmisiä johdetaan. Monilla yrityksillä on hienoja strategioita, mutta niiden käytännön toteuttaminen on merkittävän vaikeaa. OKR:ien lupaus tässä yhteydessä on melko kova. Tässä on uusi työkalu, jolla on mahdollista tehdä strategia konkreettiseksi jokaisen vuosineljänneksen ajaksi jokaiselle tiimille ja ihmiselle. Konkretian lisäksi OKR:t luovat palautekanavan, jolla strategian toteutumista seurataan hyvin nopealla syklillä.
  3. Tulokset pitää saavuttaa. Johdon tehtävänä on siis pitää huolta, että yritys saavuttaa tavoitteensa. OKR:t ovat tässä työssä aivan ytimessä. Niiden avulla johdetaan yrityksen fokusta, joten lupaus sen tarkentumisesta ja säntäilyn vähenemisestä on monelle lumoavaa.
  4. Samansuuntaistaminen on tärkeää. Yrityksessä on harvemmin ylimääräistä porukkaa, jonka voi antaa puuhata omiaan. Samaan suuntaan tehtävä työ ja yhteen hiileen puhaltaminen ovat tästä syystä äärimmäisen oleellisia. Kun kaikki potkivat kentällä palloa samaan suuntaan, tuloksia alkaa syntyä. Yhteiset tavoitteet lisäävät myös yhteishenkeä kummasti.
  5. Ketteryys on välttämätöntä. Nykyisin kilpailu yritysten välillä on kovaa – ja nopeaa. OKR:ien avulla on mahdollista tuoda yritykseen merkittävää muutosnopeutta. Taktisen tason OKR:t arvioidaan kerran kvartaalissa, ja strategisen tason OKR:ien toteutumisesta näkyy merkkejä heti jokaisen päivityssyklin jälkeen. Toisaalta, jos tilanne vaatii nopeaa reagointia, OKR:t on mahdollista muuttaa kertarysäyksellä, jonka jälkeen yrityksellä onkin uusi suunta. Doerrin kirjassa on hyvä esimerkki historiasta, miten Intel on kääntynyt kolikolla saatuaan tiedon Motorolan uudesta prosessorista. Motorolan ihmiset kertovat, että he eivät olisi saaneet samassa ajassa edes lentolippuja hyväksyttyä.
Kuvio:  OKR-mallin ja strategian kytkentä. Strategiasta johdetaan OKR-tavoitteet ja -avaintulokset. Seurannasta taas tulee palautetta strategian toteuttamiseen nopealla syklillä.

OKR-mallilla voi myös mennä pieleen

Olen myös haastatellut muutamia ihmisiä, jotka ovat kokeneet töissään täysin metsään menneitä OKR-toteutuksia. Yhteistä niissä lienee kova kiire, jolla OKR:t on tuotu yritykseen. Jo ensimmäisestä kvartaalista on odotettu suuria muutoksia ihmisten käytöksessä ja tuloksissa. Kirjallisuudessa tyypilliseksi oppimisajaksi osoitetaan noin kolmesta viiteen kvartaalia, eli noin yksi vuosi. Kokemukseni perusteella tilanne on vähintään näin pitkä. Toinen yleinen syy huonoon lopputulokseen on tavoitteiden määrä. Teorian mukaan ihmisten pitäisi seurata vain tiimin, ja ehkä omia, tavoitteita, mutta ei muita. Huonosti menneissä toteutuksissa ihmisiä on pyydetty seuraamaan koko yrityksen tavoitehierarkiaa. Se saattaa pahimmillaan sisältää satoja tavoitteita ja avaintuloksia. Sen seurauksena fokus ei lisäänny – se vähenee.

eJohtaminen ja OKR:t

Tämän lehden teemana on ejohtaminen. Hieman ristiriitaisesti teeman kanssa, OKR-malli edellyttää ennen kaikkea keskustelua ja yhteisen suunnan hakemiseen – ei teknologiaa. OKR:issä annetaan ihmisille tavoite, mutta ei keinoja. Tavoite on laadullinen ja inspiroiva tila, jonne tulee pyrkiä. Ihmisen tai tiimin tulee itse kehittää keinot, jotta he pääsevät avaintuloksiin. Avaintulos on aivan eri asia kuin perinteisemmässä projektiajattelussa ihmiselle annettu tehtävä, joita kontrolloidaan ja aikataulutetaan. Tästä syystä sanotaankin, että OKR:t ovat lopputuloskeskeisiä. Lopputulos voi olla esimerkiksi viiden uuden asiakkaan hankkiminen ilman tarkkaan annettua rajausta.

Toisaalta teknologiaa tarvitaan OKR-mallin toteuttamiseen. Pienessä tiimissä OKR:t voidaan piirtää tussitaululle, tai tavoitteita voidaan arvottaa Excel-taulukon avulla. Mutta silloin, kun toimistoja on useampi, tai yrityksessä on muutamia tiimejä, mielestäni OKR:ien käsittelyyn tarvitaan ohjelmisto. Niiden hyvänä puolena ovat tavoitteiden ja avaintulosten linkittämismahdollisuus sekä erilaiset muistuttamisominaisuudet. Osa ohjelmistoista hakee myös tietoja lähdejärjestelmistä, ja syöttää ne suoraan paikalleen avaintuloksiin.

Ambientialla on käytössä kaksi erilaista OKR-ohjelmistoa: Tangible Growth ja Jira. Tangible Growth on vielä piilomoodissa toimiva suomalainen startup, joka tekee varsin laajaa ohjelmistokokonaisuutta strategian ja muutoshankkeiden johtamisen avuksi. OKR:t ovat yksi oleellinen osa ohjelmiston tarjoamaa kattavaa pakettia. Koska Ambientia tekee Atlassian-työkalujen konsultointia asiakkaille, meidän piti tietenkin taivuttaa myös Jira OKR-työkaluksi. Perustason OKR-työkalun Jirasta saa asentamalla pari lisäosaa ja muokkaamalla niiden avulla linkitykset kuntoon. Jos yritys käyttää jo Jiraa, tämä voi olla hyvä lähtökohta. Näiden ohjelmistojen lisäksi näyttää siltä, että OKR-mallin käyttöön erikoistuneita ohjelmistoja popsahtelee pilvipohjaisella mallilla kuukausittain lisää nettiin. Avainsanoja softien lisävalintaan ovat ainakin: GTMHub, Weekdone, Perdoo, ja Monday.com sekä monta muuta.

OKR:t ja ismit

Ovatko OKR:t taas seuraava ismi? Aivan varmasti ovat, mutta tämä ismi tuo mukanaan paljon hyviä asioita. Monessa ismissä ongelmat alkavat muodostua, kun ohjeita seurataan millintarkasti ja unohdetaan taustalla oleva ajattelutapa. OKR:ienkin kohdalla tarkoitus on tuottaa hyvää tulos- ja ihmiskeskeistä johtamista – ei kinata tietyn avaintuloksen muotoilusta. Kun ihmiskeskeinen ajattelutapa pyysyy mukana, OKR:ien kokeilu kannattaa. Lupaukset – ja kokemukset – OKRien käytöstä ovat pääasiassa hyviä. Googlekin on saanut ne pysymään osana kulttuuriaan lähes alusta asti. Googlen edustajat sanovat ison osan menestyksestään perustuneen juuri tähän malliin. Liittyisitkö sinäkin osaksi tätä hysteriaa? Se voisi tuoda mukanaan fokusta ja tuloksia.

Kuvio: OKR-johtamisjärjestelmän tavoitteet aikajanalla

OKR-johtamisjärjestelmä lyhyesti

OKR-johtamisjärjestelmä perustuu tavoitteisiin (Objectives) ja avaintuloksiin (Key Results).

    • Tavoite on laadullinen asia, joka halutaan saavuttaa, kuten ”Muuttuminen loistavaksi työpaikaksi”.
    • Avaintulos on määrällinen asia, joka edistää tavoitteen toteutumista. Sellaisia voivat olla vaikka ”10 keskustelua tiimien kanssa” ja ”5 työympäristöparannusta”.

Alla olevassa kuvassa on osoitettu OKR-järjestelmän aikajaksot.

    1. Tavoitejakso. Se sisältää yrityksen tavoitteet pitkällä noin 5 vuoden tähtäimellä.
    2. Strateginen jakso. Koostuu yrityksen vuoden tavoitteista.
    3. Taktinen jakso. Sisältää yhden vuosineljänneksen tavoitteet.

Taktisen jakson tavoitteista yrityksen liiketoiminta-alueet ja tiimit johtavat omat tavoitteensa. Sen tavoitteista ja avaintuloksista käydään keskustelu ja seuranta joka viikko.

Tavoitteiden asettaminen

OKR-mallissa jokainen tiimi ja henkilö asettavat omat tavoitteensa. He johtavat ne yrityksen ylemmän tason tavoitteista. Yritys voi kehittää tähän monenlaisia sääntöjä, joilla tavoitteet johdetaan. Esimerkiksi puolet avaintuloksista voivat olla tiimin omia ja puolet pitää johtaa ylempää. Säännöt tulee sovittaa yrityksen tilanteeseen.

Jos kaikki on tärkeää, mikään ei ole.  Tästä syystä OKR-tavoitteita voi olla maksimissaan viisi ja avaintuloksia saman verran. Viisi tavoitetta on lopulta aika vähän, mutta pelkistäminen on tavoitteiden osalta erityisen tärkeää, jotta fokusta syntyy. Jos tavoitteiden määrä on mahdollista puristaa vieläkin pienemmäksi, se lisää fokusta entisestään. Yritys myös saavuttaa tavoitteet nopeammin, kun samaan aikaa työskennellään pienemmän tavoitejoukon kanssa.

OKR-mallissa oleellista ovat kurottamistavoitteet (stretch target). Kun ihmiset itse saavat asettaa omat tavoitteensa, heidän on mahdollista luvata tehdä enemmän kuin perinteisellä budjettipelimallilla olisi mahdollista. Olen itsekin monesti luvannut tehdä paljon enemmän asioita, kuin minun olisi oletettu lupaavan. Tällä tavalla jokainen ihminen voi ajatella isosti ja venyttää omaa kykyään pidemmälle. Monesti 80-prosenttisesti saavutettu itse asetettu ja hyvin kurotettu tavoite on paljon enemmän, kuin käskemällä annettu 100-prosenttinen. Samalla oleellista on, että tavoitteiden savuttamattomuudesta ei rankaista, vaan tuloksista keskustellaan.

Henri Sora on ollut johtamassa Ambientian OKR-implementaatiota sen alusta alkaen. Hän työskenteli kirjoitushetkellä COO-roolissa yhtiössä. Työn ohessa Henri naputtaa parhaillaan kirjaa OKR-aiheesta kollegansa kanssa. Kirjan työnimenä on ollut ”Piilaakson tavoitejohtaminen”, mutta lopullista nimeä ei ole vielä päätetty. Seuraa LinkedInnissä hashtagiä #okrkirja tai tarkista kirjan tilanne osoitteesta http://okr-kirja.fi

Tietojohtaminen

, , , ,