Tiedolla johtaminen on yhä useamman yritysjohdon agendalla. Valitettavan usein termillä viitataan historiatietoja raportoiviin Business Intelligence –järjestelmiin ja erilaisiin seurantadokumentteihin. Tämän päivän kilpailuympäristössä peräpeiliin tuijottaminen ei kuitenkaan enää riitä.  On ymmärrettävä trendejä ja ilmiöitä, halittava ennuste- ja optimointimalleja. Analytiikka on siten datavirtojen kasvun myötä tullut välttämättömäksi osaksi liiketoiminnan arkea.

Tänään dynaamisen strategian aikakaudella kaiken keskiössä on tieto ja tiedolla johtaminen. Tieto on linkki markkina- ja kilpailutilanteesta strategiaan, strategiasta toteutukseen ja edelleen seurantaan. Voitokas strategia syntyy siten yhdistämällä analysoitu tieto vahvaan liiketoiminnalliseen näkemykseen.

Tiedolla johtamisen ensimmäinen haaste on usein yrityksen rakenteissa. Informaatioteknologioiden käyttö on yleensä tietohallinnon vastuulla, mutta tietosisällön jalostaminen analysointeineen ei tavallisesti kuulu tietohallinnolle. Lisäksi tietohallinnosta harvemmin löytyy toimialan liiketoimintaprosessien todellista ymmärtäjää. Taloushallinto puolestaan on usein lähinnä lukujen raportoija, jonka rooliin ei välttämättä mielletä kuuluvaksi mittaamiseen ja analytiikkaan liittyvää toimintaa. Kun liiketoiminta ja teknologia ovat liian kaukana toisistaan, yhteistä kieltä ei löydy.

Menestyksellinen tiedon hyötykäyttö edellyttää näin ollen selkeää vastuiden ja valtuuksien määrittelyä organisaatiossa. Jos niitä ei ole sovittu, analytiikkakäytännöt ja tiedon systemaattinen jalostaminen ja jakaminen muodostuvat helposti sekavaksi kokonaisuudeksi, mikä hidastaa tiedolla johtamisen vaatimaa prosessien ja kulttuurin muutosta.

Linkitys strategiaan

Jotta tiedolla johtaminen jalkautuisi teoriatasolta käytäntöön, kaiken toiminnan lähtökohtana tulee olla strategia. Muuten on vaarana, että tieto ja analytiikka jäävät irrallisiksi toiminnoiksi, jotka eivät todellisuudessa ohjaa arjen päätöksentekoa. Jos selkeää karttaa ja reittisuunnitelmaa kohti tiedolla johtamista ei ole, etenemisestä voi tulla poukkoileva ja hidasta.

Hyvät vauhdinottoaskeleet auttavat kuitenkin alkuun:

  • Nimeä tiedolle omistaja.
  • Käytä ketterää toimintamallia.
  • Valitse sopivat analyyttiset välineet.
  • Taltioi data mahdollisimman tarkalla tasolla.
  • Varmista analyytikoille tarvittava luku- ja kirjoitusoikeus tietovaraston tietoon.
  • Toteuta käyttäjäystävälliset näkymät tulokseen.

Kun edellä olevien askeleiden edellyttämät päätökset on tehty, eteneminen on huomattavasti helpompaa ja tuloksellisempaa. Kun lähtökohdaksi valitaan ketterä malli, ensimmäiset konkreettiset hyödyt arjen prosesseihin saadaan nopeasti, ja liikkeelle lähdön kustannukset jäävät pieniksi. Tämä auttaa panostamaan ja investoimaan oikeisiin asioihin. Näin voidaan tuloksellisesti edetä jatkuvan kehityksen ja parantamisen polulla.

Tarkka data

Tiedolla johtamisen ytimessä on relevantti tieto.  Niin kauan kuin tietoa on kerätty digitaalisessa muodossa, on puhuttu tiedon varastoimisen haasteista: levytilasta, muistikapasiteetista, tietovarastoista ja nyt pilvestä. Nopean teknologiakehityksen ansiosta huoli on poistunut tai ainakin siirtynyt kärkisijoilta alaspäin: tallennuskapasiteetti ei ole rajoittava tekijä. Tiedon varastointimahdollisuudet ovat paitsi avautuneet lähes äärettömiksi myös rajusti halventuneet. Tieto voidaan tallentaa sekä alkuperäisessä muodossaan ilman summatauluja että rikastettuna ja analysoituna. Tämä mahdollistaa tiedon laaja-alaisen hyödyntämisen sekä strategian työstämisessä, liiketoiminnan kehitys- ja tehostamistyössä että jalkautuksessa prosessitasolla. Toisaalta tarkka data jättää oven auki myös huomisen oivalluksiin.

Tänä päivänä yrityksillä ei siis yleensä ole puutetta datasta. Haasteena on, että arvo syntyy vasta organisaation kyvyssä muuttaa data liiketoimintaa ja päätöksentekoa palvelevaksi informaatioksi. Kaikki data ei ole liiketoiminnan kannalta arvokasta. Oleellista on osata erottaa merkityksellinen tieto epäoleellisesta, varmistaa datan kuranttius, varastoinnin rakenteet, sen arvoa lisäävä jalostus sekä em. toimintoihin liittyvät vastuukysymykset.

Organisaatiosta puuttuu usein informaatiotaho, joka pitäisi huolta sekä tiedon oikeellisuudesta että sen jalostamisesta liiketoiminnan käyttöön.

Kolme kamua

Tutuin raportoinnin keinoin ei ratkaista suurten, monimuotoisten tietomassojen valtavaa louhinnan ja analysoinnin haastetta. Tiedonlouhinta, eli datan analysointi algoritmien avulla, on vastaus datan jalostamista koskevaan haasteeseen. Tiedonlouhinnan työkalujen avulla data muuttuu käytännön vastauksiksi ja kyvyksi nähdä tulevaisuuteen. Tehokkaita työkaluja on siis olemassa, mutta oleellista on liiketoiminnallinen ymmärrys, jolla tieto linkitetään tukemaan strategiaa, päätöksentekoa ja prosesseja.

Tiedon hyödyntämisen polulla on oleellista ymmärtää, mihin kysymykseen eli liiketoiminnan tarpeeseen haetaan ratkaisua. Lähtökohtaisesti apuna on ”kolme kamua”: analytiikka, ennustaminen ja optimointi. Analytiikan antaa vastauksen kysymykseen, mistä jokin johtuu. Ennustaminen puolestaan ennakoi, mitä tulee tapahtumaan. Optimoinnin avulla voidaan nähdä, mitä valintoja pitää tehdä, jotta päästään haluttuun tavoitteeseen. Analytiikka, ennustaminen ja optimointi ovat kolmikko, jota kellään johtajalla ei ole varaa jättää hyödyntämättä – on sitten kyse teollisuuden IoT-kehityksestä, kaupan verkostosuunnittelusta, liiketoiminnan tarkastustoiminnasta tai vaikka asiakassuhteiden hoidosta.

Business Intelligencen ja analytiikan erot.

Kulttuurimuutos onnistumisen edellytyksenä

Toimivan organisaatiorakenteen, analyyttisen osaamisen ja oikeiden työkalujen lisäksi kriittinen tekijä siirryttäessä tiedolla johtamiseen on vaadittava kulttuurimuutos. On siirryttävä aikakaudelle, jossa jaettu tieto on toiminnan ytimessä: analysoitua tietoa tarvitaan usein nopeasti. Teknologiahankkeilla tähän ei päästä. Tiedon tuottaja, jolla on laaja-alaiset valtuudet datan kirjoittamiseen, lukemiseen, on muutoksen moottori. Perinteiset organisaatio- ja teknologiasiilot eivät saa estää tiedon hyödyntämistä organisaation eri tasoilla, vaan erilaisen päätöksenteon edellyttämä tieto tulee olla kaikkien sitä tarvitsevien käytettävissä. Mittareita vieroksuva, datan käyttöä rajoittava toimintakulttuuri on heitettävä romukoppaan.

Parhaimmillaan organisaatioon muodostuu tiedon hyötykäytön mallin avulla yhteinen kieli, joka haastaa strategian ja auttaa päivittämään liiketoimintaa. Tällöin on ymmärrettävä ja määritettävä faktapohjaisen päätöksenteon tietolähteet sekä informaatioprosessi, jolla data synkronoidaan yhtenäiseksi tietopohjaksi niin, että se linkittyy elimelliseksi osaksi organisaation päätöksentekoa, toimenpiteitä ja seurantaa. Osaksi jokaisen arkea asemasta riippumatta.

Yhteinen tietopohja luo strategian ja käytännön välille luontaisen linkin, jonka taustalla ovat samat tiedot ja optimointiprosessit, vain näkökulma on eri. Näin analytiikka, ennustaminen ja optimointi voivat lunastaa lupauksensa myynnin ja tuoton kasvattamisen keskeisinä apuvälineinä, joiden avulla voidaan varmistaa, että kaikki tykit ampuvat oikeaan suuntaan oikealla hetkellä.


Antti Syväniemi on Houston Analyticsin toimitusjohtaja ja intohimoinen tiedolla johtamisen sanansaattaja. Syväniemi on yhdessä Tuulikki Markkulan kanssa kirjoittanut kirjan ”Analytiikkamatka datasta tietoon ja tiedolla johtamiseen“.