Historiaa
Liki 25 vuotta sitten ajauduin valmistuttuani tekemään BI:tä. Tosin, eipä silloin BI:stä puhuttu, vaan ensin raportoinnista, sitten johdon tietojärjestelmistä tai päätöksenteon tukijärjestelmistä. 25 vuotta sitten tietomäärät olivat nykyiseen nähden varsin pieniä, ja tietovarastot sekä raportit päivittyivät verkkaiseen tahtiin. Minulla oli nykyiseen hektiseen työelämään verrattava kiire kerran kuussa, kun poimittuja tietoja ajettiin raportointikantoihin. Ajot kestivät tuolloin helposti vuorokauden, jopa useammankin.
Ongelmat olivat osin samoja kuin nytkin, usein poimitussa tiedossa oli virheitä. Silloin tietoja jouduttiin korjaamaan raportointiin, uuteen poimintaan ei useinkaan ollut aikaa. Muistan tuskailleeni myös loppuvien levytilojen kanssa, koodit piti kirjoittaa tehokkaasti, silti kasvavien tietomäärien kanssa levytiloilla oli taipumusta loppua. Suuri ongelma oli myös se, että liiketoiminta olisi tarvinnut kuukausittaiset raporttinsa mahdollisimman nopeasti kuun vaihteen jälkeen, useimmiten ne olivat kuitenkin valmiina vasta lähempänä kuun puoliväliä.
Liiketoiminnalla oli tarpeita, joita pystyttiin täyttämään nykyiseen verrattuna varsin hitaasti. Silloin raportoitiin esimerkiksi sairaalan hoitopäiviä, potilas- tai asiakasmääriä, myyntiä, vakuutuskantaa, lainakantaa jne. Silloinkin jotain raportointia ylläpidettiin käsin esim. ruutuvihkoissa, kuten HYKSsin jonoja, koska kaikkea tietoa ei ollut saatavissa raportointia varten.
Nykytilanne
Nyt raportoidaan vähintäänkin samoja asioita, mutta raportointitahti on tiivistynyt. Kun myyntiä tai asiakasmääriä seurataan päivittäin, ylläpitäjillä on entistä vähemmän aikaa korjata virheellisiä tietoja. Liiketoiminnalla on osittain tarvetta jopa koko ajan päivittyvään raportointiin. Kaikki tapahtuu nykyään nopeammin, myös asiakkaiden liikkeet ovat nopeampia. Lisäksi tietoa on saatavissa myös ulkoisista lähteistä ja yrityksen omatkin tietojärjestelmät tallettavat entistä enemmän tietoa.
Nyt BI-välineiden myyjät puhuvat, että EDW:t ovat nyt tehty ja on aika siirtyä eteenpäin. Todellisuus yrityksissä on kuitenkin toinen.
Tällä hetkellä mielestäni operatiivinen raportointi on kunnossa. Sen sijaan yritysjohdon raportoinnissa on puutteita. Jos yrityksellä on taakkanaan sirpaleinen tieto, on kokonaiskuvan kokoaminen siitä hankalaa. Tätä tietojen kokoamista ei ole onnistuttu tekemään edes EDW-hankkeissa, jotka kestävät liian pitkään. Näihin hankkeisiin yritysjohdon on vaikea sitoutua, koska näkyviä tuloksia syntyy liian hitaasti. Kun johto ei sitoudu, ei myöskään rahoitusta saada. Silti tiedon tarve on suuri.
Siilot ovat edelleen todellisuutta. Useissa yrityksissä ei ole yhtä yhtenäistä käsitteistöä asioista. Kun ollaan eri mieltä siitä, esimerkiksi mikä on asiakas, voi samasta asiasta yrityksen sisällä olla useita eri totuuksia, jotka hämmentävät tiedon hyödyntäjiä. Liiketoiminta saattaa ajatella saman asiakkaan toimipisteitä eri asiakkaina, mutta asiakaslukumäärää laskettaessa nämä saattavat olla vain yksi asiakas. Entä onko kotitalous yksi asiakas, vai onko jokainen yksittäinen perheen jäsen oma asiakkuutensa?
Miksi näin on? Kun juttelee kollegojen kanssa, samat ongelmat nousevat esiin useissa eri yrityksissä. Tiedon omistajuutta ei ole. Tiedon laatu on haparoivaa, kun kukaan ei vastaa tiedosta, eikä kukaan ota myöskään vastuuta sen korjaamisesta.
Kaukana ovat ne hetket, joiden pitäisi olla jo todellisuutta:
- Tiedon jalostaminen päätöksen teon tueksi olisi olla automaattinen prosessi.
- Raportointi ja tietovarastointi huomioitaisiin jokaisessa projektissa heti alkuvaiheista lähtien.
- Jokaisessa muutoksessa huomioitaisiin tiedon käyttäjät.
BI:n johtaminen on myös horjuvaa. IT haluaisi tehdä tietovarastointiin liittyvistä ohjelmista toistuvia prosesseja, mikä onkin järkevää. IT keskittyy myös teknologiaan. Sille on liiankin tärkeää se, millä välineillä, miten ja minne tieto varastoidaan. IT näyttää myös selkeästi aliarvioivan työmääriä, operatiivisten tietojärjestelmien monimutkaisuutta sekä siilomaisuuden vaikutuksia. Usein niitä ihmisiä, joilla on tietoa asiasta ei kuunnella, ja samoja virheitä toistetaan uudestaan ja uudestaan.
Liiketoiminnalle tärkeintä on taas tieto ja sen saatavuus. Heille ei ole väliä, millä välineellä asiat esitetään, kunhan tietoa on joustavasti saatavissa. Suurin osa integraatio- ja raportointivälineistä, kuten myös tietokannoista kykenee tyydyttämään sekä liiketoiminnan että tietohallinnon tarpeet. Välineitä tärkeämmäksi nouseekin toiminnan johtaminen ja myös ihmisten osaaminen. Tiedon todellisen merkityksen ymmärtää vain liiketoiminta. He tietävät mitä tietoa tarvitsevat, mikä tieto on heille tärkeintä. BI:n ja sen johtamisen kuuluisi olla lähellä liiketoimintaa. Teknisten tekijöiden lisäksi tarvitaan henkilöitä, jotka ymmärtävät liiketoiminnan kieltä. Henkilöt, jotka tietävät tiedon todellisen merkityksen ja sen miten joku tieto tietojärjestelmissä makaa, ovat kullan arvoisia.
Monesti siiloutuminen ja se, että tarvittavaa tietoa ei ole saatavissa johtaakin siihen, että liiketoiminnassa tehdään omaa ’piiloraportointia’. Yksi ylläpitää yhtä ja toinen toista excel-raporttia, joiden tietoja kootaan raportointijärjestelmistä, mutta myös operatiivisista järjestelmistä. Tiedon lähteillä operatiivinen raportointi on kunnossa, käsitteet ovat yksiselitteisiä, eikä tietoa tarvitse yhteinäistää yrityksen tarpeisiin.
Esimerkkejä:
Uskon, että nämä esimerkit ovat monelle meistä tuttuja.
Puhelin soi.
Virtanen: Tässä myyntijohtaja Virtanen. Myyntiraportit ovat aivan pielessä.
BI: Miten niin?
Virtanen: Näistä puuttuu uuden tuotteen ABC myynti kokonaan.
BI: Minkä uuden tuotteen? Miksi kuulen tästä vasta nyt?
Puhelin soi.
Virtanen: Tässä myyntijohtaja Virtanen. Tarvitsisin toimitusjohtajaa varten tiedot meidän yksityissektorin myynneistä, itäisellä alueella.
BI: Sehän löytyy raportointijärjestelmistä.
Virtanen: Mutta tarvitsisin tiedot myynneistä, jotka on tehty nollakatteella tai miinuskatteella.
BI: Koska tarvitsisit nämä tiedot?
Virtanen:Tänään.
Kello on 2 iltapäivällä.
Lessons learned
- Ostetaan osaamista ja katsotaan sen osaamisen referenssit. Opetteluun menee liikaa aikaa, samoin virheiden korjaamiseen.
- Sitoutetaan johto tekemiseen. Tämä tehdään siten, että pilkotaan hankkeet pienempiin kokonaisuuksiin, joilla pyritään saamaan tuloksia nopeasti. Tehdään osa ratkaisuista nopeasti, jopa ’Quick and dirty-ratkaisuin’, jotta liiketoiminta saa nopeasti käyttöönsä tietoa jota tarvitsee. ’Quick and dirty-ratkaisun’ pohjalta voidaan rakentaa pysyviä ratkaisuja. Tätä voidaan kutsua myös protoiluksi.
- Kootaan oikeat ihmiset määrittelemään tietoa ja pidetään huoli näistä ihmisistä, osaamista ei aina voi ostaa edes rahalla. Nämä liiketoiminnan ihmiset ovat aivan yhtä tärkeitä kuin toteuttavat henkilöt.
- Liiketoiminta kertoo tarpeensa ja priorisoi toteutusjärjestyksen. IT kertoo mitä pystyy tekemään, ja missä aikataulussa. Se huomioi kuitenkin kaikessa liiketoiminnan tarpeet.
- Tiedolla täytyy olla omistaja. Vaikka virheet usein paljastuvat vasta raportoinnissa, on muistettava ettei tiedon laadun ongelmat ole raportoinnin syytä.
- Pidetään huoli tiedosta, sen ylläpitäminen on jatkuva prosessi, muuten kaikki rapautuu.
- Mahdollistetaan Self service BI. Liiketoiminnassa on käsitys siitä, mitä tieto on, tämä palvelee heidän ad hoc -tarpeitaan.
- BIG DATA. Kaikkialla tämä ei ole edes tarpeellista. Mutta joukossa on houkuttelevia tekniikoita, esim. Data lake.
Yhteenveto
Tiedolla johtamisen edellytyksenä on, että liiketoimintatieto on kaikkien saatavissa kaikkien ymmärtämässä muodossa. Lisäksi yrityksellä pitää olla yhteiset käsitteet ja yhteinen päämäärä. IT:n tulisi ymmärtää nykyistä paremmin liiketoiminnan tietotarpeet ja palkata henkilöitä tulkeiksi liiketoiminnan ja IT:n väliin. IT:n rooli on liiketoimintaa tukeva. Päätökset BI-alueella tekee yritysjohto, joka vuorostaan sitoutuu BI:n pitkäjännitteiseen kehittämiseen ja rahoittamiseen.
Satu Kullström on BI-alueen monitoiminainen. Hän on toiminut Bi-alueen tehtävistä määrittelystä ja mallinnuksesta, ETL:iin ja raportointiin. Myös arkkitehturi ja tekniset tehtävät alustoihin liittyen ovat hänelle tuttuja. Sadun erityinen vahvuus on liiketoimintarajapinnassa toimiminen. Satu toimii konsulttina omassa yrityksessään SK Reflectionsissa.