Tässä lehdessä käsitellään montaa ajankohtaista ja jo voimaankin tullutta uutta lakia. Jotkin lait vaikuttavat merkittävästi yrityksiin ja vaativat niiltä mittaviakin tietojärjestelmäinvestointeja. Osa organisaatioista on tottuneempi ottamaan huomioon lakien muuttumista kuin toiset. Tässä artikkelissa esitän yhden mallin siitä, miten yritys voi aloittaa lain vaikutusten analysoinnin. Tätä vaikutusanalyysiä on hyvä käyttää lakihankkeen projektisuunnitelman pohjana ja vaatimusanalyysin lähtökohtana.
Laki ei tule yhtäkkiä. Sitä valmistellaan pitkään ja sen vaikutuksista yrityksille keskustellaan lehdistössä, niin asia-artikkeleissa kuin yleisönosastollakin. Kun huomataan, että nyt olisi tulossa itseä koskeva laki, pitää nimetä lain seurantaan ja valmisteluun oma vastuuhenkilö. Hänen tehtävänään on selvittää lain ennustetut aikataulut ja tulevan lain vaikutusten laajuus yrityksen näkökulmasta. Mitä lähempänä lain voimaantulo on, sitä enemmän asiassa on työtä.
Eduskunnan sivuilta löytyy lista kaikista valmistelussa olevista laeista. Eduskunnan sivut kertovat varsin seikkaperäisesti lain valmistelusta. Sivuilta löytyy myös linkki Finlex -sivustolle, jossa on listattuna kaikki tekeillä olevat lakiasiat. Kukin valmistelussa oleva laki esitellään perusteluineen. Näiden lukemisesta on hyvä aloittaa.
Lakiteksti kannattaa kopioida ja tallettaa joko dokumenttiin firman Sharepointtiin, tai vaikka Confluenceen. Joka tapauksessa sellaisessa muodossa ja sellaiseen paikkaan, että kaikki pääsevät lukemaan sitä ja että siihen on helppo palata ja viitata jatkossa. Lisäksi lakiteksti todennäköisesti muuttuu valmistelun edetessä ja nämä muutokset pitää ottaa huomioon ja päivittää tallennettua tekstiä muutosten mukana. Myös valmistelu ja lain perustelut kannattaa ottaa talteen.
Seuraava vaihe onkin lakiin tutustuminen ja sen vaikutusten arviointi. Ensimmäiseksi on syytä lukea lain perustelut ja itse lakiteksti kerran läpi, jotta kokonaisuus hahmottuu. Seuraavaksi on hyödyllistä lukea laki luku luvulta, pykälä pykälältä, momentti momentilta ja kohta kohdalta samalla dokumentoiden asian herättämät ajatukset.
Lain kommentointi on kätevää tehdä tätä varten luotuun taulukkoon. Siinä on sarakkeina lain kohta, eli viittaus itse asiaan, mahdollisesti lakiteksti, joka on herättänyt ajatuksen tai kysymyksen, itse ajatus / kysymys, mihin tietojärjestelmään tai toimintoon asia vaikutta, kuka asiasta tietää, asian prioriteetti ja muut mahdolliset huomiot. Taulukkoon voi lisätä sarakkeita sitä mukaa, kun tarpeita tulee lisää. Taulukko pitää tallettaa sellaiseen paikkaan, että kaikki pääsevät sitä kommentoimaan ja lisäämään huomioita. Näitä ei pidä lähetellä sähköpostissa, vaan sähköpostiin laitetaan linkki, joka osoittaa talletuspaikkaan. Sähköpostissa käsittely aiheuttaa vaikeasti hallittavan versio-ongelman.
Lakia lukiessa kunkin pykälän kohdalla pitää miettiä, mitä tämä asia vaikuttaa omaan toimintaan. Jos juuri kyseinen kohta ei vaikuta, sen voi ohittaa. Esimerkiksi määrittelyosassa on kerrottu, keitä laki koskee ja tästä luvusta vain itseä koskevat kohdat huomioidaan. Muut kannattaa suosiolla jättää huomioimatta, sillä itseäkin koskevia huomioita tulee helposti kymmeniä, jopa satoja. Lakiteksti on monipolvista ja tarkkaa. Niinpä samassa pykälässä voi olla useita eri asioita. Eri momenteilla mainitaan erilaisia vaikutuksia ja niissä voi olla listauksia. Siksi huomiot kannattaa kirjata momenteittain ja jopa yksi kohta kerrallaan.
Alkuvaiheessa on hyvä kirjata vain yksi huomio yhdelle taulukon riville. Voi vaikuttaa siltä, että rivejä tulee tällä lailla erittäin paljon. Kuitenkin jokainen huomio on syytä käsitellä erikseen. Lisäksi laissa käsitellään samaa asiaa eri kohdissa, esittelyosassa, asialuvussa ja sanktioissa. Kukin huomion kirjoittaminen omalle rivilleen mahdollistaa asioiden yhdistelemisen myöhemmin.
Etukäteen kerätyt lakitekstiin ja valmisteluun perustuvat huomiot mahdollistavat tehokkaan analyysityön. Analyysiin pitää kiinnittää monenlaisia henkilöitä omasta organisaatiosta. Hyviä ehdokkaita ovat kokonaisarkkitehti, kehitys- ja järjestelmäpäälliköt, tietohallinnon asiantuntijat, liiketoiminnan asiantuntijat, tietysti organisaation omat lakimiehet ja yksiköiden johtajat. Samalla kun näiltä kaikilta kysytään kommentteja, heitä sitoutetaan tulevaan lain vaatimaan muutokseen. Laki muuttaa todennäköisesti sekä toimintaa, että tietojärjestelmiä ja muutos vaatii toteutuakseen koulutusta ja viestintää. Tämähän on ihan tavallista systeemityötä!
Kultakin sidosryhmää pitää ohjeistaa niin, että miettivät kunkin itseään koskevan huomion kohdalla seuraavia kysymyksiä:
- Kuinka tämä lain kohta toteutuu tällä hetkellä?
- Mikä muuttuu?
- Kuinka muutos pitäisi toteuttaa?
- Kenen kanssa muutoksesta pitää keskustella?
- Mihin kaikkialle organisaatiossa muutos vaikuttaa?
- Kuinka iso työ muutoksessa on?
Kun analysoidaan sitä mihin kaikkialle muutos vaikuttaa, pitää ottaa huomioon prosessit, ohjeet, käytännöt, tietojärjestelmät, kerättävä data ja organisaation yleinen kyvykkyys.
Sanktiopykäliin pitää kiinnittää erityistä huomiota. Mahdolliset lain noudattamatta jättämisestä koituvat sanktiot asettavat hintalapun projektin vaihtoehtoiskustannukselle. Toisin sanoen, minkä suuruisen riskin organisaatio ottaa, jos se ei täytä tulevan lain vaatimuksia, eli ei ole niin sanotusti compliant. Tässä kohdassa pitää miettiä myös, millä tavalla organisaatio todistaa noudattavansa lakia. Näitä todistamisen asioita ovat erilaiset lokit, audit trail -polut, raportit ja muut lain noudattamisesta todistavat artefaktit. Lakimiehiä tarvitaan ottamaan kantaa siihen, mikä on riittävä taso asioiden todistamiselle.
Lain vaatima muutos voi olla suurilta osin organisaation toimintaa koskeva, mutta siihen helposti liittyy tietojärjestelmien uudelleen sovittaminen tai jopa uusien tietojärjestelmien hankinta. Tarvittavan muutoksen analysointi tähtää siihen, että organisaatio tietää mitä sen pitää saavuttaa ollakseen valmis, kun uusi laki astuu voimaan. Analyysin pohjalta tehdään hanke- tai projektisuunnitelma, budjetti ja aikatauluarvio.
Käytännössä uusi lakiteksti syntyy lopullisessa muodossaan vasta juuri ennen voimaantuloa. Reagointiaika voi jäädä lyhyeksi. Siksi lain valmistelua, siitä käytävää julkista keskustelua sekä erilaisten valiokuntien työskentelyä pitää seurata aktiivisesti. Lain valmisteluvaiheessa kannattaa yrittää vaikuttaa lakitekstiin käytettävissä olevia kanavia pitkin. Lain valmistelijoilla itsellään on vain harvoin käytännön kokemusta siitä, millaisia muutoksia lain noudattamiseksi yrityksissä pitää tehdä. Toisaalta, lain valmistelijat ja säätäjät eivät ole systeemityön ammattilaisia. Ilman hyvää omaa valmistelua, ei lain säätämiseen voi vaikuttaa. Siksi hyvä pohja-analyysi on välttämätöntä jo aikaisesta vaiheesta lähtien.
Mitro Kivinen on kokenut systeemityön johtaja.