Mikä eVaka on?
eVaka on moderneilla teknologioilla toteutettu avoimeen lähdekoodiin perustuva varhaiskasvatuksen ja esiopetuksen toiminnanohjaus- ja asiakastietojärjestelmä, jonka ytimen kehittämisestä vastaavat yhdessä Espoo, Oulu, Tampere ja Turku. Tässä kirjoituksessa kerrotaan eVakan kehittämisen tarina.
Lähtötilanne
Kymmenen vuotta sitten vaka-järjestelmien markkinatilanne oli suurten kaupunkien näkökulmasta hankala. Kaupunkien tarpeissa korostuivat suurten volyymien takia toiminnanohjauksen tarpeet, koska lapsia, henkilökuntaa ja päiväkoteja on paljon. Silloinen järjestelmä oli toiminnallisuuksiltaan vanhentunut ja hinnaltaan kallis, eikä sen toimittajalla ollut suunnitelmia sen modernisoimiseksi.
Espoo arvioi 25 suurimman kunnan vaka-tietojärjestelmien markkinakooksi noin 15 miljoonaa euroa vuodessa. Uuteen vaka-järjestelmään tarvittavan tuotekehitysinvestoinnin arvioitiin olevan minimitoiminnallisuuksillakin kymmenisen miljoonaa euroa. Tästä pääteltiin, ettei markkinoille ole odotettavissa uusia palveluntarjoajia, vaan järjestelmäinvestoinnin rahoittaisi ja tuotekehitysriskin kantaisivat siten aina kunnat.
Kehittäminen alkaa
Espoo aloitti eVakan kehityksen yksin pienimuotoisin kokeiluin vuonna 2017. Kehitystä kiihdytettiin Espoon ketterän kehittämisen Voltti-konseptin myötä 2018, mutta vuoden 2019 alussa eVakan kehitystyössä havaittiin ongelmia. Kehitystyön tilanne ja vaihtoehtoiset etenemistavat arvioitiin tarkasti, minkä perusteella tehtiin isoja muutoksia tuotehallintaan, kehitystiimiin ja projektin ohjausmalliin. Käytännössä koko kehittäjätiimi vaihdettiin neljän kuukauden aikana, siirryttiin kahden toimittajan malliin sekä lähityöskentelymoodiin Espoon tiloissa, kehittäjätiimin avainhenkilövalinnoissa painotettiin voimakkaasti osaamista sekä kokemusta. Lisäksi kehittäjätiimi sitoutettiin käytettävissä olevaan aikatauluun ja budjettiraamiin sekä ohjaamaan omalta osaltaan kehitystä sekä laajuuden/skoopin minimointia näiden pohjalta.
Nämä korjaustoimenpiteet toimivat ja esiopetuspaikkojen haku suoritettiin eVakassa tammikuussa 2020. Varhaiskasvatuksen toiminnallisuudet otettiin eVakassa käyttöön myöhemmin keväällä. Vanha järjestelmä alas ajettiin kokonaan kesäkuussa.
Yhteistyö ja ulkoinen rahoitus käynnistyvät
Espoo tunnusteli jo kehittämisen alkuvaiheessa muiden kuusikkokaupunkien halukkuutta tehdä yhteistyötä eVakan ympärillä. VM:n kuntien digitalisaation kannustinjärjestelmän rahoitushaun myötä tämä yhteistyö alkoi konkretisoitua. Rahoitushakemuksen mukaisesti eVakasta kehitettäisiin toiminnallisuuksiltaan kattavampi seuraava versio ja siitä tehtäisiin ensimmäinen Espoon ulkopuolinen sovitus Tampereelle, millä todistettaisiin eVakan soveltuvuus myös muihin kuntiin. Lisäksi tehtäisiin heti aluksi eVaka2.0:n toiminnallinen konsepti, jonka määrittelyyn osallistuisivat myös Oulu ja Turku. Huhtikuussa 2020 eVaka saikin hakemansa 3,4 miljoonan euron rahoituksen.
VM:n ja Espoon rahoituksen myötä eVakan ydintä kehitettiin voimakkaasti vuosina 2020–2021. Tampereen osallistujat liittyivät mukaan projektin ohjausrakenteisiin. Toiminnallisuuksien osalta keskityttiin erityisesti asiakasvuorovaikutukseen eli kodin ja päiväkodin välisiin toiminnallisuuksiin, mutta myös paljon muita toiminnallisuuksia valmistui. Syksyllä 2020 julkaistiin eVakan lähdekoodi avoimena. Kehitystyössä eVakaa vietiin kohden ohjelmistotuotetta.
Rahoitushakemuksessa luvattiin järjestää kaikille eVakan kehittämisestä kiinnostuneille kuntaosallistujille parin kuukauden välein esittelytilaisuuksia eVakasta. Nämä esittelytilaisuudet olivat todella suosittuja, sillä niissä esiteltiin käyttäjädemoin eVakan uusia toiminnallisuuksia, jolloin kaikki demoihin osallistuneet pystyivät konkreettisesti seuraamaan eVakan kehitystyön etenemistä. Kunnissa alkoi herätä uskoa siihen, että vaka-järjestelmien tarjonta monipuolistuisi.
4pack syntyy
Kansallisen rahoituksen päättyessä 4pack eli Espoo, Oulu, Turku ja Tampere tekivät yhteistyösopimuksen, jolla ne sopivat eVakan ytimen kehittämisestä ja rahoittamisesta yhdessä vuosina 2022–2024. Oulu ja Turku liittyivät samassa yhteydessä eVakan ohjausrakenteisiin.
Tampere otti eVakan käyttöönsä alkuvuonna 2022, Oulu loppuvuonna 2022 ja Turku alkuvuodesta 2023. Lisäksi Tampereen Seudun kehyskunnat (8 kpl) ottivat eVakan käyttöön yhteistyössä Tampereen kanssa vuoden 2024 aikana.
4pack-kaupungit ovat yhteisesti priorisoineet kunakin vuonna kehitettävät uudet toiminnallisuudet, joiden kehittämistä on sitten yhdessä ohjattu. 4pack-kaupunkien vaka-toiminnassa on ollut eroavaisuuksia ja yleensä joku kaupungeista on ollut määrätyllä alueella selvästi muita kaupunkeja edellä. Tämän takia eVakaan kehitettävän toiminnallisuuden pohjaksi on yleensä otettu ko. edelläkävijäkaupungin toimintatapa, jota on mahdollisuuksien mukaan vielä entisestään parannettu. Tämä benchmarking-tyyppistä kehittämisen tapaa on pidetty erittäin arvokkaana.
Aktiivisesta tuotekehityksestä ylläpitoon
4pack jatkoi vuoden 2024 lopussa yhteistyösopimustaan vuodella. Aktiivinen tuotekehitysvaihe päättyy eVakan osalta vuoden 2025 lopussa, jonka jälkeen siirrytään vakaan ylläpidon vaiheeseen. Vuoden 2025 loppuun mennessä eVakan ytimeen on investoitu yhteensä noin 12 miljoonaa euroa. 4pack jatkaa yhteistyötään myös ylläpitovaiheessa, josta tehdään uudet sopimukset sekä hankinnat.
Markkinoiden kehittyminen
Alkuvaiheessa vaka-tietojärjestelmien markkinatilanne oli erittäin hankala, koska silloinen järjestelmä oli vanhentunut ja kallis, eikä uutta, isojen kaupunkien tarpeet täyttävää modernia järjestelmää ollut näköpiirissä. Oli ilmeistä, ettei yksityinen sektori ollut valmis tekemään modernin vaka-tietojärjestelmän vaatimaa tuotekehitysinvestointia. Jos tuotekehityksen rahallisen riskin kantavat julkisen sektorin käyttäjäorganisaatiot, pitäisi siitä aina seurata sen, että immateriaalioikeuksien omistajuuskin on niillä. Näin ei kuitenkaan aina ole, vaikka eVakassa näin onkin. Järjestelmiä toimittavilla yrityksillä tuskin on mitään sitä vastaan, jos julkinen sektori kantaa järjestelmien tuotekehityksen rahallisen riskin immateriaalioikeuksien jäädessä toimittajalle, mutta tällaiset järjestelyt ovat veronmaksajien näkökulmasta perusteettomia.
Markkinoiden usko eVakan kehittymiseen alkoi vahvistua vuoden 2022 aikana, kun Tampere ja Oulu ottivat eVakan onnistuneesti käyttöön. Optimismi vahvistui entisestään Turun sekä Tampereen kehyskuntien onnistuneiden käyttöönottojen myötä. Muutkin kunnat ovat olleet erittäin kiinnostuneita eVakasta, mutta niiden etenemistä on vaikeuttanut se, että avoimen lähdekoodin järjestelmän käyttöönotto 4pack:in kaltaisella mallilla, vaatii kunnilta sellaisia tietohallinnollisia valmiuksia, joita etenkään pienemmillä kunnilla ei tyypillisesti ole.
Kuvailimme jo VM:n rahoitushakemuksessa, että eVakan käyttäjäorganisaatioiden määrän kasvaessa, markkinoille alkaa todennäköisesti syntyä ”eVaka-operaattoreita” eli yrityksiä, jotka tarjoavat eVakan käyttöönottoprojektia ja käyttöönotetun eVaka-järjestelmän ylläpitoa palveluna asiakkailleen. Vuoden 2024 aikana markkinoille on ilmestynyt 4pack-toimijoista ja käyttöönotoista riippumattomia yksityisiä toimijoita, jotka toimivat tällä tavoin.
Kun tarkastellaan eVakan etenemistapaa ja vaihtoehtoisia etenemistapoja, voidaan ajatella, että vastakkain ovat ”pro-business” ja ”pro-market”-ajattelu, joista eVaka edustaa jälkimmäistä. eVakassa julkisen sektorin tekemien investointien tuotokset ovat vapaasti sekä julkisen sektorin että yksityisen sektorin toimijoiden hyödynnettävissä. Markkinalla vallitsee evoluutio, jossa esim. eVakan ympärille kehittyy siihen palveluja tarjoavien yritysten liiketoimintaa, ja eVakan käyttäjäorganisaatiot muokkaavat valinnoillaan avoinna olevaa markkinaa. Hyvät toimijat pärjäävät ja huonot kuolevat pois tai siirtyvät muille liiketoiminta-alueille.
Miksi eVakan polku onnistui?
Kaikkein keskeisintä on se, että eVakassa kehittämistä on tehty paloittain ja tulosten pohjalta laajentaen. Ensimmäinen vaihe oli kaikista kriittisin ja silloin mukana oli ainoastaan Espoo. Tällöin ohitettiin tuotekehityksen suurimmat riskit. Espoo käytti vanhaa vaka-järjestelmäänsä suppeasti (verrattuna muihin 4pack-kaupunkeihin), joten sen korvaaminen uudella oli tästäkin syystä Espoossa helpointa ja tuotekehitysriskiltään pienin mahdollinen ponnistus. Tärkeää oli myös se, että tässä kriittisessä vaiheessa oli mukana vasta yksi kunta, koska projektiorganisaationkin kyvykkyys oli vasta kasvamassa.
Mukana olevien kuntien lukumäärä kasvoi vasta Espoon eVaka-käyttöönoton jälkeen. Tällöin pystyttiin VM:n rahoituksella tekemään tarvittavat asiakasvuorovaikutuksen toiminnallisuudet, jotka olivat Tampereelle tärkeitä sekä viemään eVakaa riittävästi kohden ohjelmistotuotetta, jota käyttää useampi käyttäjäorganisaatio.
eVaka-projektissa fokus on pysynyt tiukasti hyödyllisten toiminnallisuuksien ja järjestelmän kehittämisessä, sillä projekti on suhtautunut kaikkiin tästä poikkeaviin tehtäviin lähtökohtaisesti hukkana ja niiden toteuttaminen on jouduttu erityisesti perustelemaan. Tämä on erityisen tärkeää projekteissa, joissa on runsaasti ulkoista rahoitusta, sillä se saattaa helposti johtaa ”rahoituspöhöön” eli fokuksen katoamiseen. Tältä vältyttiin eVakassa senkin takia, että järjestelmä oli jo tuotantokäytössä, minkä takia käyttäjäpalautteesta saatiin koko ajan parannusehdotuksia. Lisäksi Tampereelle kriittiset asiakasvuorovaikutuksen toiminnallisuudet oli nekin saatava riittävälle tasolle ennen Tampereen käyttöönottoa. Painetta siis oli kehitystä terveellä tavalla kiihdyttävästi.
Uusien toiminnallisuuksien kehittämisessä eVakassa erittäin tärkeässä roolissa on ollut kaupunkien tuotehallinta ja MVP-metodologian (minimum viable product) soveltaminen, jota olemme kutsuneet päästä-päähän-raakileeksi. Sen avulla olemme aina kehittäneet kunkin toiminnallisuuden pienin parannuksin riittävälle tasolle. Tässä on ollut totuttelemista, koska ketterän tuotekehityksen malli on ollut alussa vierasta kaikille 4pack-kaupungeille, joiden mielessä kummittelivat vesiputousmaailmasta tutut huonot kokemukset (”vaadi heti kaikki mahdollinen, koska myöhemmin et voi niitä enää vaatia”).
Vaikka varhaiskasvatustoiminta on kunnissa hyvin samanlaista, järjestelmän kehittämisen haasteet ovat tietysti kasvaneet, kun kehittämistä ohjaamaan on tullut useampia kuntia omine hieman erilaisine tarpeineen ja intresseineen. Erittäin tärkeä selkänoja eVakan yhteiskehittämisessä ovat olleet kehittämisen ohjausperiaatteet, joihin on nojauduttu, jos esimerkiksi 4pack-osapuolten välillä on ollut selvää erimielisyyttä jostakin valinnasta. Kehittämisen ohjausperiaatteet löytyvät myös kuntien välisestä Yhteistyösopimuksesta. Yhteistyösopimus on rakenne, joka on mahdollistanut eVakan ytimen kehittämisen yhteistyön käytännön tasolla.
”Ekosysteeminä” eVakaan on suhtauduttu erittäin pragmaattisesti. Sen käyttäjäorganisaatioiden lukumäärä on kasvanut näyttöjen eli onnistuneiden käyttöönottojen ja uusien toiminnallisuuksien myötä. Järjestelmää ei ole myöskään erityisemmin markkinoitu, vaan on ajateltu, että toimiva ja käyttäjien tarpeita palveleva kuntien järjestelmä markkinoi parhaiten itse itseään.
Onnistumisen avaimet
- eVakan kehitystyössä rahoitus on ollut koko ajan vaiheistettua ja tuloksiin sidottua. Riskialttiimman ensimmäisen vaiheen laajuus minimoitiin, mutta silti oltiin vaikeuksissa, jotka kuitenkin voitettiin ja tämä oppimiskokemus auttoi projektin myöhemmissä vaiheissa.
- Kehityksen ajan MVP-metodologiaa on hyödynnetty sekä oletukset testattu käyttäjäpalautteella mahdollisimman varhain tuhlaamatta resursseja turhaan. Tuotekehitykseen liittyviä riskejä on hallittu määrätietoisesti kehityksen ajan ja koko projektiorganisaatio ollut mukana tässä eli teknisille asiantuntijoille on annettu riittävä mandaatti teknisistä valinnoista vaikkapa integraatioihin liittyen.
- Tuloksellinen yhteiskehittäminen on mahdollista, mutta se vaatii avoimuutta ja läpinäkyvyyttä, yhteistä intressiä ja ylipäätään avoimutta kaikkien osapuolten intresseissä ja ennen kaikkea, kykyä toteuttaa. Moni strategisella tasolla tarkasteltuna järkevältä vaikuttanut julkisen sektorin hanke on kaatunut siihen, ettei sillä ole ollut riittävää toteutuskykyä.
Artikkeli on alunperin julkaistu Sytyke -lehdessä 02/2025
Hannes Rauhala (DI, HHJ, CGEIT, CISA) toimii 4pack-eVaka-projektissa hankejohtajana ja hän on ollut projektissa keskeisessä roolissa vuodesta 2019 lähtien. Hanneksella on yli 20 vuoden kokemus muutoksen johtamisesta ja digiprojektien toteuttamisesta sekä julkisella että yksityisellä sektorilla. Hän haluaa yhdistää strategisen näkemyksen ja vahvan toteutuskyvyn. Hannes toimii konsulttiyrittäjänä.
