Monen IT-ihmisen ja systeemisuunnittelijan märkä uni on totta: yhteiskuntamme on siirtynyt vaiheeseen, jossa merkittävimmin sitä muuttava teknologia on tietotekniikkaa. On ollut jo jonkin aikaa, mutta yhteiskunnalta menee aina aikaa tosiasioiden tunnustamiseen. Mutta enää juuri kukaan ei väitä muuta.

Professori Matti Pohjola muistutti jo vuonna 2008, että siihen saakka tietotekniikka oli vaikuttanut työn tuottavuuteen kahta kautta: tietoteknisten tuotteiden valmistamisen kautta ja tietotekniikan pääomapanoksena käyttämisen kautta.

Tietotekniikan käyttäminen pääomapanoksena tarkoittaa sitä, että tietoteknisiä tuotteita sovelletaan muilla toimialoilla. Hyvä esimerkki on tietokoneavusteinen suunnittelu (CAD), joka mullisti suunnittelutoimistot. Tilantarve pieneni, kun suurikokoisista piirustuslaudoista voitiin luopua. Virheellistä suunnitelmaa ei tarvinnut piirtää enää kokonaan uusiksi – eikä piirustusta korjailla kumittamalla – vaan tehty työ otettiin uudelleen käyttöön, korjailtiin ja tulostettiin. Samalla suunnittelutyön tuottavuus parani huomattavasti.

Vielä enemmän tuottavuutta saatiin, kun opittiin hyödyntämään aiemmin suunniteltuja asioita uusissa kohteissa. Myös ohjelmistot kehittyivät ja uudet ominaisuudet nopeuttivat suunnittelutyötä ja paransivat laatua. Tämä tapahtui 1970-luvulta alkaen useassa vaiheessa. CAD:iin siirtyvät saivat merkittävän kilpailuedun käsin piirtäviin verrattuna, mutta kilpailuetu ei syntynyt heti. Oli tehtävä investointeja, opeteltava uusien työkalujen käyttö ja ”maksettava oppirahat”. Kaikista hyvistä suunnittelijoista ei tullut koskaan hyviä CAD-suunnittelijoita. Silti CAD on ollut jo vuosia ”uusi normaali” ja tietokonemallinnus on päivän sana jo rakennusteollisuudessakin.

Entä sitten?

Olemme vuosikymmenet nauttineet hyötyneet tietotekniikan käyttämisestä pääomapanoksena. Mitä vikaa siinä on? Vika piilee siinä, että olemme soveltaneet tietotekniikkaa menneen maailman ehdoilla. Olemme automatisoineet manuaaliprosesseja ja saaneet vaatimattomia hyötyjä. Kysymys on samasta tilanteesta, jos rautatien varteen tuotua sähköä olisi alettu käyttää höyryvetureiden veden lämmitykseen sähköveturin kehittämisen sijasta.

Olen hauskuuttanut kuulijakuntaa kertomalla eräästä kirjahankkeesta vuodelta 2013. Siellä kuulin lausahduksen, joka kuvasi aikaansa hyvin: ”IT:n on sopeuduttava liiketoiminnan vaatimuksiin!” Olin kuullut tuon mantran eläissäni kymmeniä kertoja, mutta nyt aloin kysyä: ”Tuttu lause. Mutta kuka noin on päättänyt?”

Professori Matti Pohjola muistuttaa tuossa vuoden 2008 raportissaan, että suurin osa – jopa 70 % – uuden teknologian hyödyistä saadaan, kun toteutetaan sen mahdollistamat toimintatapamuutokset. Höyrykone mahdollisti tehtaan siirtämisen kosken partaalta minne tahansa. Seuraavassa vaiheessa höyrykone korvattiin suurella sähkömoottorilla, kunnes tajuttiin, että luopumalla tehtaiden valta-akseleista ja hajauttamalla sähkömoottorit pieniin käsityökoneisiin koko tehdas voidaan suunnitella uusiksi, paljon tehokkaammaksi.

Vuonna 2008 tuosta toimintatapamuutoksia mahdollistavasta potentiaalista suurin osa oli vielä mittaamatta ulos. Nyt tilanne alkaa olla jo toinen. Verkkokaupat osaavat tuhansien asiakkaidensa ostokäyttäytymisen perusteella tarjota sinulle oikeaan osuvia tarjouksia. Erilaiset sovellukset – kuten Airbnb ja Uber – ovat ravistaneet hotelli- ja taksialoja sääntelyä myöten. Ja niin edelleen.

Suurin osa tietotekniikan hyödyistä saadaan vasta sitten, kun sitä aletaan hyödyntää toimintatapojen muuttamiseen. Se ei onnistu, jos liiketoiminnan vaatimukset ovat aina lähtökohta. Ei, nyt on ajateltava uudella tavalla: miten tämä tehtäisiin tietotekniikalla helpoimmalla tavalla. Nyt on siis sallittua myös se, mikä vuosikymmenet kiellettyä: lähestyä ongelmaa kuin ongelmaa teknologiakulma edellä. Miettiä, minkä ongelman uusi tietotekninen ratkaisu ratkaisee sen sijaan, että etsitään ratkaisua käsillä olevaan ongelmaan.

Missä se kilpailuetu on?

Olen kohta kymmenen vuotta tehnyt tietojärjestelmäprojektien aloittamiseen liittyviä kartoituksia, projektien terveystarkastuksia, auttanut tietojärjestelmäprojektien valmistelussa ja tukenut projektipäälliköitä ja projektinomistajia työssään.

Kartoitusta tai terveystarkastusta tehdessäni pääsen usein haastattelemaan yrityksen avainhenkilöitä. Yksi suosikkikysymyksistäni on: ”Missä on yrityksenne kilpailuetu?” Muutaman haastattelun jälkeen syntyy kuva niistä muutamasta keskeisestä asiasta, joiden ympärillä yrityksen menestys pyörii – tällä hetkellä. Pääsyy kysymyksiini on, että emme tulevilla projekteilla tai järjestelyillä tuhoaisi noita kilpailuetuja. Toinen syy on pakottaa kysymyksellä haastateltava miettimään, mitkä toimintatavoista ovat aidosti yritykselle kilpailuetua tuottavia. Loput eivät nimittäin suojelua kaipaa, olivat kuinka omaperäisiä hyvänsä.

Osa haastateltujen mainitsemista kilpailueduista ovat oikeasti eilisen tai tämän päivän kilpailuetuja – menetettyjä tai hiipumassa pois – ja vain pieni osa on huomisen kilpailuetuja. Tämän päivänkin kilpailuetuja kannattaa toki suojella. Ja uusia kannattaa yrittää löytää.

Kirjoittaessamme kirjaa ”Tietoyhteiskunnan kaksi puolta” törmäsimme tietotekniikan tuottavuusparadoksiin, jonka toi esille vanhempi tutkija Tomi Dahlberg Turun Yliopistosta. Tuottavuuden käsitteen mukaan tietotekniikka ei paranna tuottavuutta. Tietotekniikan mahdollistama uusi tehokas toimintatapa kyllä tuo pioneereille kilpailuetua mutta pian sitä käytetään hintakilpailun välineenä, ja kilpailussa mukana pysyminen pakottaa kaikki ottamaan uudet toimintatavat käyttöön. Vitsi onkin siinä, että ellet lähde peliin mukaan, häviät kilpailijoiden joukosta.

Puhtaan pöydän harjoitus

Toinen suosikkikysymykseni näissä kartoituksissa on: ”Millaisen toimintaympäristön loisit, jos voisit tehdä sen puhtaalta pöydältä?” Yleensä kysymykseen vastaamiseen menee esimerkiksi tietohallintopäälliköltä parikin tuntia, kun käymme läpi toimintaympäristön pala palalta ja pohdimme parasta ratkaisua. Siinä saa kyytiä omat vanhentuneet tai räätälöidyt ratkaisut ja varsinkin pienemmissä yrityksissä myös on-premises-ratkaisut, jotka vaihtuvat herkästi pilvipalveluihin.

Syntyvä ratkaisu ei yleensä ole suoraan toteuttamiskelpoinen, mutta siitä on paljon hyötyä tulevaisuuden IT-ympäristöä suunniteltaessa. Tärkeintä on, että se pakottaa miettimään, mikä vanhasta on oikeasti arvokasta ja säilytettävää, mikä puolestaan sellaista, joka haittaa yrityksen matkaa tulevaisuuteen. Aina muutoksen esteenä eivät ole edes kustannukset, sillä joissakin tapauksissa vaihtokustannukset kuittaantuvat alentuneina ylläpitokustannuksina jo seuraavan vuoden aikana.

No, saako tietotekniikalla kilpailuetua?

Pitkäaikaista kilpailuetua on vaikea saada valmisjärjestelmiä käyttöönottamalla tai räätälöimällä. Olemalla alalla ainoa jonkin valmiin hyödyntäjä sellaisen tilanteen voi luoda; muutoin on kehitettävä uutta ohjelmistoa omaperäisen ja kilpailuetua tuottavan toimintatavan tueksi – tai sitten tietoteknisiä tuotteita.

Väliaikaista ja suhteellista kilpailuetua voi saada myös käyttöönottamalla valmisjärjestelmiä. Väliaikaista siksi, että muutkin voivat ottaa samoja järjestelmiä käyttöön ja suhteellista siksi, että valmisjärjestelmän käyttö tuo kilpailuetua – jos ylipäätänsä tuo – vain niihin verrattuna, joilla on huonommat järjestelmät tai ei järjestelmiä ollenkaan. Valmisjärjestelmien tuoman kilpailuedun voi menettää jo heti kättelyssä räätälöintien kohottamien kustannusten ja viivästyttäneen käyttöönoton sekä alentuneen ketteryyden kautta.

Jonkinlaista kilpailuetua on luvassa myös nykyaikaisen ja tehokkaan IT-ympäristön kautta. Toimiva IT-ympäristö säästää henkilökunnan aikaa ja hermoja ja on kilpailuetu uutta väkeä rekrytoitaessa. Nykyaikaiset järjestelmät mahdollistavat myös nykyaikaisemmat teknologiavalinnat kehityshankkeissa ja saattavat jo itsessään tarjota ratkaisuja, jotka vähentävät sovelluskehityksen tarvetta.

Kyllä tietotekniikalla saa kilpailuetua, ainakin väliaikaista. Kilpailuedun voi tuoda omaperäisen ja tehokkaan toimintatavan mahdollistavan järjestelmän kehittäminen, valmisjärjestelmien käyttöönotto mahdollisimman vähin räätälöinnein ja IT-ympäristön nykyaikaistaminen. Kilpailuetua ei kuitenkaan tuo muiden apinoiminen, vaan jokaista yritystä pitää kehittää sen omien vahvuuksien pohjalta, kunnioittaen niitä todellisia kilpailuetuja ja vahvuuksia, joita yrityksellä ennestään on.

Tietotekniikka mahdollistaa toimintatapamuutoksia, mutta ne eivät synny itsestään. Niinpä muutosjohtamisen merkitys korostuu osana tietotekniikan edistyksellistä hyödyntämistä.

Lopuksi on muistettava, että kaikki kilpailuetu on väliaikaista. Kärjessä pysyäkseen on kyseenalaistettava asioita jatkuvasti, heitettävä kuormasta pois turhaa painolastia ja uusiuduttava. Mutta kärjessäkään ei ole pakko olla, ei edes silloin kun karhu juoksee perässä. On vain huolehdittava, ettei ole se viimeinen.


Reino Myllymäki on tuottavuusaktivisti sekä TIVIA:n hallituksen jäsen ja tietoyhteiskuntatoimikunnan puheenjohtaja.