Helsingin kaupungin ICT kehittämismenetelmät Kehmet sai vuonna 2017 valtiovarainministeriön Suomidigin Suunnannäyttäjät-kilpailussa kunniamaininnan arvokkaasta digitaalisaatiota edistävästä työstään. Kehmet on rakentanut loistavan kokonaisnäkemyksen työkaluineen digitaalisten palveluiden kehittämisestä, jonka keskiössä on asiakas. Selkeä malli tukee kehittäjiä ja säästää runsaasti aikaa ja vaivaa, kuuluivat VM:n raadin perustelut.
Kehmet-malli valmistui juuri oikeaan aikaan tukemaan Helsingin kaupungin organisaatiouudistuksen jälkeistä toimeenpanoa. Kesäkuussa 2017 Helsinki yhdisti nimittäin kuntavaalien ja pormestarimallin käyttöönoton yhteydessä noin kolmekymmentä virastoa ja liikelaitosta neljän toimialan ja keskushallinnon johtamismalliksi. Uudessa virtaviivaisemmassa organisaatiossa vastataan nyt Helsingin uuden kaupunkistrategian mukaiseen palveluiden digitalisomishaasteeseen sekä keskittämisen mahdollistamiin tietojärjestelmäympäristöjen konsolidointimahdollisuuksiin. Palvelujen digitalisointi suuren kaupungin kaltaisessa monikulttuurisessa ympäristössä edellyttää vahvaa ja yhdenmukaista toimintamallia. Kehmetillä pyritään selkeyteen ja helppokäyttöisyyteen, mikä auttaa sen hyödyntämisessä hyvin erilaisista taustoista tuleville ammattilaisille.
KEHMET lyhyesti
Kehmet on kehittämistoiminnan hybridi viitekehys. Se yhdistää ketterät ja perinteiset kehittämisen johtamistavat yhteen. Malli niputtaa kehittämisaktiviteetit asiakassegmentteihin sekä palvelukategorioihin. Se lisää kokonaisuuteen vielä kehittämisen elinkaarimallin siten, että kaupungin toiminnassa on helppo kohdentaa panostukset oikeassa balanssissa tutkimus- ja kokeilutoimintaan, käyttöönottoon tähtääviin kehitysaktiviteetteihin sekä puhtaasti jatkuvuutta ylläpitäviin kehitysaktiviteetteihin.
Kehmet ei kuitenkaan jää tähän, vaan se sulauttaa usein erillisesti ohjatut kokonaisarkkitehtuurijohtamisen periaatteet, tietosuojan ja tietoturvan johtamisen sekä julkistoiminnalle leimallisen hankintatoiminnan johtamisen samaan kokonaisuuteen. Kehmet ei silti tee mitään päällekkäistä, vaan se yhdistää kaikki onnistuneessa kehityshankkeessa tarvittavat osaamisalueet yhdeksi helposti lähestyttäväksi kokonaisuudeksi. Kehmetin idea on auttaa organisaatiota fokusoimaan digitaaliset kehittämispanostukset ja siten auttaa johtamaan hyvin kohdennettuja kehittämistoimia vaivattomasti.
Kaiken kaikkiaan Kehmet on rakennettu noin viidestäkymmenestä erilaisesta lähteestä. Taustalta löytyvät yleisesti parhaiksi käytännöiksi tunnustettuja viitekehyksiä sekä kansallista ja EU-tasoista ohjeistoa ja lainsäädäntöä.
Yksinkertaisuuden hyve
Yksinkertainen on helpommin sanottu kuin tehty. Se kuitenkin oli alusta asti Kehmetin tavoitteena. Pyrimme etsimään yhden yhteisen kielen riippumatta näkökulmasta ja erityisesti pyrimme välttämään ammattijargonia. Hyvä ohje tai toimintatapa sisältää niin vähän ammattikieltä kuin mahdollista silloin, kun tavoitellaan koko organisaatiota koskettavaa ratkaisua hyvin erilaisista taustoista koostuvalle ihmisryhmälle.
Kehmetin taustalta löytyy vahva systeemisen ajattelun tukijalka. Vaikka Kehmet on varsinaisesti kehitysaktiviteettien johtamisen viitekehys, lähtee se todellisuudessa asiakasjohtamisen, systeemisen laatujohtamisen ja palvelujohtamisen ajatustavoista. Suurimpia vaikuttimia Kehmet-mallin taustalla on W.E. Demingin ja Japanin tiedemies- ja insinööriliiton (JUSE) jatkuvan kehittämisen ja laatujohtamisen periaatteet sekä Daniel T. Jonesin Lean-johtamisen periaatteet. Kehmet pyrkii tarkoituksella helpottamaan kehittämisaktiviteettien kohdentamista selkeyttämällä palvelun tai tuotteen kokonaiskuvaa kokonaisvaltaisena systeeminä. Asiakaspolut, palvelut ja niiden tuottamiseen tarvittavat digitaaliset keinot ovat kaikki osa systeemiä.
Kehmet siis pyrkii laajentamaan systeemityön merkitystä Helsingin kaupungin kontekstissa oleellisesti. Se tavallaan pyrkii poistamaan joskus kehittämistoimintaa vaivaavaa osaoptimointia, kuten keskittymistä esimerkiksi vain tietojärjestelmänäkökulmaan tai loppukäyttäjän kannalta vähemmän tärkeisiin kokonaisprosessin osiin, jotka eivät välttämättä tuloudu asiakashyödyksi.
Kehmetiä luotaessa päädyttiin aluksi siihen, että vaikka systeemityö on usein haasteellista ja joskus jopa vaikeaa, se ei kuitenkaan ole se suurin pullonkaula. Näitä suuremmaksi haasteeksi koettiin se, että systeemityö on työlästä. Se siis vaatii todellista paneutumista ja merkittäviä panostuksia, joita ei aina mielletä osaksi palvelun tuotantokoneistoa. Siksi systeemityö usein osaoptimoituu yksittäisiksi tietojärjestelmien kehitysprojekteiksi ja tätä Kehmetillä haluttiin ohjata kokonaisvaltaisempaan suuntaan. Kehmet ohjaa vahvasti huomioimaan koko systeemin. On tunnettava asiakas eli asiakasprofiilit ja asiakkaille tyypilliset asiakaspolut. On kyettävä analysoimaan ja kategorisoimaan asiakastarpeita keskenään riittävän läheisiksi kokonaisuuksiksi. Vielä, kun kehittämistarpeet kiinnitetään oikeisiin palvelukokonaisuuksiin, päästään kohdentamaan tiedolla, minkälaista tutkimusta ja kuinka paljon kannattaa tehdä, millä alueilla on tarvetta ensin kokeilla ratkaisumalleja ja mihin suuremmat kehittämisen investoinnit kannattaa kohdentaa.
Systeemityön käsite siis laajenee sitä mukaa, kun digitalisaatio konkretisoituu. Maailma on todella siirtymässä uuteen vaiheeseen, missä digitalisoituminen vaatii kokonaisvaltaista systeemiymmärrystä. Yhä syvemmälle tuotteita ja palveluita sulauttava tietotekniikka johtaa väistämättä siihen, että tietoteknologian soveltamista ei voi onnistuneesti johtaa erillään oikeastaan missään palvelussa. Siksi me Helsingilläkin päädyimme johtopäätökseen, että tarvitsemme erilaisen lähestymistavan sille, miten johdamme tietoteknologiapanostuksiamme digitalisoituvassa maailmassa. Esimerkkinä ajattelustamme voisi käyttää vaikkapa sveitsiläistä kelloa. Arvokello itsessään on mitä hienointa perinteistä mekaniikkaa, mutta systeemi on mitä digitalisoiduin. Sveitsiläiseen kelloon liittyy oleellisena osana myös sen hankinta ja sen huoltaminen. Kellon hankinta on helpointa online-vähittäiskaupassa. Kun huollon aika tulee, todennäköisin huoltopiste löytyy myös online. Aitoustodistukset muuttuvat tulevaisuudessa lohkoketjujen yleistymisen myötä perinteisiä todistuspapereita luotettavimmiksi ja niin edelleen.
Saavutettavuus on kaikessa a ja o. Niin myös Kehmetissä. Kehmet löytyykin sen vuoksi helpoimmin googlaamalla KEHMET.
Ilkka Kautolla on kahdenkymmenen vuoden kokemus liiketoimintaprosessien ja niitä tukevien digitaalisten ratkaisujen kehittämisestä. Hän vastaa Helsingin kaupungin ICT-kehittämistoi-minnan metodiikoista ja kouluttamisesta ja on luonut VM:n Suomidigin kunniamaininnalla palkitseman viitekehyksen digitaalista kehittämistä varten Helsingin kaupungille.